Das doppelte Digitalisierungsprojekt: Luzerner Kantonsspital pusht eine Software-Einführung mit COYO

Als größtes Zentrumsspital der Schweiz sichert das Luzerner Kantonsspital (LUKS) wohnortsnah mit drei Akutspitälern, einem Netz von Ambulatorien und Reha-Einrichtungen die umfassende medizinische Versorgung der zentralschweizer Bevölkerung. Mit dem neuen Klinikinformationssystem „LUKiS“ möchte das Luzerner Kantonsspital die siebte und höchste EMRAM-Stufe im europäischen Bewertungssystem für den Digitalisierungsgrad von Kliniken erreichen. Als erstes Spital im deutschsprachigen Raum arbeitet das LUKS mit dem amerikanischen Marktführer Epic zusammen.

Alle an der Behandlung beteiligten Ärzte- und Pflegeteams arbeiten mit LUKiS auf einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform, die sämtliche Informationen zu Patienten und Patientinnen – Krankengeschichte, Behandlungsverlauf, Überwachungsdaten – sofort, umfassend und auf mobilen wie stationären Geräten zugänglich macht. So können alle an der Behandlung Beteiligten den Fall ganzheitlich betrachten und fundiert entscheiden – egal, wo sie sich gerade befinden. Denn rasch und unkompliziert erhaltene und vollständige Informationen können hier lebenswichtig sein. Mit dem Zuweiserportal „LUKSLink“ erhalten die zuweisenden Ärzte und Ärztinnen Zugang zu den Informationen ihrer Patienten und diese können wiederum mit „MeinLUKS“ ihre persönlichen Daten einsehen.

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  • 3
    Standorte
  • Ziel: Höchste EMRAM-Stufe (7) für Kliniken
    Digitalgrad
  • 7.200
    Mitarbeitende
  • Juni 2018 bis September 2019
    Projektlaufzeit

Zwei Softwaresysteme gleichzeitig

Am 21. September 2019 morgens um 3 Uhr wird LUKiS mit einem Big Bang klinikübergreifend eingeführt. Es startet für alle Mitarbeitenden eine neue Ära der digitalen Zusammenarbeit. Mit LUKiS setzt das LUKS auf die durchgehende Digitalisierung aller organisatorischen und administrativen Klinikabläufe. Die vielen unterschiedlichen fall- und abteilungsbezogenen Prozesse sind neu zentralisiert, standardisiert und optimiert.

Die neue Software Epic muss für die spezifischen Bedürfnisse des LUKS konfiguriert werden. Außerdem benötigen rund 6.000 Mitarbeitende ein entsprechendes Training für das neue System. Alle Informationen zum Go-Live, zu den berufsspezifischen Modulen und die entsprechenden Schulungsmaterialien sollen optimal zugänglich bereitgestellt werden. Zudem müssen während der Go-Live-Phase und der ersten Monate der Stabilisierungsphase sämtliche Optimierungen in der Software zeitnah kommuniziert werden. Per E-Mail und Broschüren ist das nicht zu gewährleisten.

Weil das Intranet-Erneuerungsprojekt zugunsten der medizinischen Plattform LUKiS zurückgestellt worden war, muss kurzfristig eine Kommunikations- und Informationsplattform ausgerollt werden. Zwei Monate vor dem Go-Live der medizinischen Plattform erfolgt der Launch der Kommunikationsplattform COYO, die auch auf mobilen Geräten funktioniert. Die Software der Hamburger COYO GmbH überzeugt mit dem für diese Projektanforderungen besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Im ersten Betriebsmonat von LUKiS werden via COYO rund 25.000 Informationen, Kommentare und Files geteilt.

Training für die COYO-Nutzer

Die Mitarbeitenden werden beim Go-Live von 800 Super Usern im klinischen Alltag unterstützt. Diese sind auch die Ersten, die für ihren Austausch untereinander das neue COYO verwenden. Steffi Gröscho trainiert einen Großteil der Super User und User in Luzern, Wohlhusen und Sursee besonders einfühlsam. Denn für die Mitarbeitenden ist es eine anstrengende Zeit: Sie müssen viele Veränderungen in ihren Arbeitsroutinen bewältigen und das Tool-, Skill- sowie Mindset für zwei unterschiedliche Softwaresysteme parallel aufbauen – und das zum Teil ohne Social-Media-Vorerfahrungen.

Außerdem ist im eng getakteten Alltag auch so schon kaum Zeit für Schulungen. perlrot entwickelte deshalb ein Trainingskonzept, das auf 60 Minuten beschränkt ist. Danach werden Anwender und Anwenderinnen individuell betreut und z. B. beim Einrichten ihrer Workspaces unterstützt. perlrot sammelte während der Projektlaufzeit grundlegende FAQ der Nutzerinnen und Nutzer, die auch anderen COYO-Kunden zur Verfügung gestellt werden können.

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Der Go Live unseres Klinik-Digitalisierungsprojekts ist gut gelaufen. Dank COYO konnten wir rund um die Uhr alle Player vernetzen und zuverlässig erreichen. Aktuell arbeiten viele Teams und Abteilungen in ihren Workspaces auf COYO weiter.
Petra Ming, Head of LUKiS Communication Luzerner Kantonsspital (jetzt am Insel-Spital)
Steffi Gröscho, perlrot.

Das Luzerner Kantonsspital hat schon vor unserem Projektstart mehrfach Anlauf für eine Kommunikationsplattform genommen. Die Ausgangslage war dementsprechend schwierig, intensive Überzeugungsarbeit war zu leisten und Unterstützer mussten gewonnen werden. Unglaublichen Einsatz zeigten hier Petra Ming, Head of LUKiS-Communication, und Margret Omlin von der Unternehmenskommunikation des LUKS, die sich immer wieder an vorderster Front engagierten. Überraschend schnell erfolgte dann die Freigabe des Projektantrags durch alle Gremien und die Spitalleitung, die erkannte, dass eine solch große Umstellung der gesamten Spitalabläufe im laufenden Betrieb nur mit Unterstützung eines digital vernetzten Kommunikationstools in Echtzeit gelingen kann.

Yann Sparfel, COYO GmbH

Das LUKS hat sich für unsere Software COYO entschieden. Gerade für Personal, das nicht permanent am Computer, sondern mit Patienten arbeitet, ist über die COYO-App am Smartphone jederzeit ein Zugang zu wichtigen Informationen von überall und jederzeit möglich. Besondere Herausforderung bei dem Projekt war, dass das Spital aufgrund der Schweizer Datenschutzbestimmungen und den erforderlichen Genehmigungswegen nicht einfach in der Cloud starten konnte. So wurde das System On-Premise aufgesetzt, was zusätzliche Ressourcen und Maßnahmen erforderte und den ohnehin straffen Zeitplan weiter strapazierte. Ein großes Kompliment an alle Verantwortlichen, die das erfolgreich bewerkstelligt haben.

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