Das Microsoft-365-U-Boot-Projekt: Die RheinEnergie weiter auf Digitalisierungskurs

Die RheinEnergie ist ein in Köln und der rheinischen Region beheimateter, bundesweit aktiver Energiedienstleister und einer der bedeutendsten Wirtschaftsfaktoren in Köln. Seit fast 150 Jahren aktiv für die Menschen und Betriebe im Rheinland und anderswo, ist die RheinEnergie ständig bestrebt, auch für morgen gut aufgestellt zu bleiben.

Deshalb soll die cloudbasierte IT als „Workplace as a Service“ komplett an einen Serviceprovider ausgelagert werden. Dazu müssen im ersten Schritt Leistungsscheine erstellt werden. Doch dem Projektteam ist klar, dass es hier nicht nur um Technik geht, vielmehr wird ein ganzheitliches Change- und Adoption-Konzept für Microsoft 365 bzw. Teams als neues Zusammenarbeitstool benötigt. Denn über die bloße Einführung eines neuen Softwaretools hinaus geht es auch um das Erweitern der inneren Haltung und um das Einüben moderner Arbeitsweisen im digitalen Zeitalter.

Während der Kampagne „Morgen wird heute gemacht“ und der Einführung des MingNets, eines unternehmensweiten Social Intranet auf der Basis von COYO, haben die Mitarbeitenden, die IT und die Unternehmenskommunikation der RheinEnergie bereits einige Erfahrungen mit Change-Projekten gesammelt. Zum Start von Microsoft 365 holt das Projektteam trotzdem mit novaCapta und Steffi Gröscho externe Expertise ins Boot, um für folgende Projektherausforderungen gewappnet zu sein:

  • Vieles ist im Wandel – wie können wir in dieser für Veränderungen perfekt geeigneten Zeit mit der Einführung von Microsoft 365 bei der RheinEnergie eine noch attraktivere Arbeitswelt gestalten?
  • Wie können wir die laufende Kampagne „Morgen wird heute gemacht“ mit dem Projekt verknüpfen
  • Wie können wir Microsoft 365 mit dem COYO-Intranet, Confluence-Wiki und weiteren Tools in Einklang bringen, ohne dass die Mitarbeitenden überfordert werden?
  • Wie sorgen wir dafür, dass sich die Mitarbeitenden trotz Erweiterung der Tool-Landschaft im Arbeitsalltag gut zurechtfinden?
  • Wie stimmen wir die Trainings- und Support-Maßnahmen auf die identifizierten neun Zielgruppen ab?
# Microsoft 365
# Microsoft Teams
# U-Boot-Strategie
# Pilotgruppen
# Trainings
# Change- und Kommunikationskonzept
  • 2.900
    Mitarbeitende
  • 500
    Champions
  • Sept. 2019 bis Mär. 2020
    bis heute Zusammenarbeit

Champions und Pilotgruppen-U-Boot-Taktik

Wir entscheiden uns für eine U-Boot-Strategie während der Pilotphase: Mit persönlicher Ansprache gewinnen wir erste freiwillige Champions und stellen ihnen Microsoft Teams 365 zur Verfügung. Gemeinsam mit diesen Early Adaptern benennen wir Schmerzpunkte im bisherigen Arbeiten, erkunden die Software, tauschen uns in unserem Champions-Teams zu Entdeckungen und Hindernissen aus und erarbeiten wichtige Anwendungsfälle wie Projektarbeit, Onlinemeetings mit Screen-Sharing, Aufgabenplanung und -tracking, weniger, dafür verbesserte Meetings, Arbeiten vom Homeoffice aus und Zusammenarbeit mit Externen.

Auf diese Anwendungsfälle richten wir das Trainings- und Support-Konzept aus. Wir erproben erste Basistrainings und bilden Collaboration-Manager aus, die die Teams-Räume ihrer Abteilungen betreuen. Durch Mund-zu-Mund-Propaganda und das „Auftauchen der U-Boot-Besaetzung“ im richtigen Moment am richtigen Event-Ort gewinnen wir bis zum Ende der Pilotphase ca. 500 Champions.

Einen neuen Kurs wagen

Die Projektverantwortlichen aus IT, Kommunikation sowie, Personal und das Kampagnenteam „Morgen wird heute gemacht“ agieren vom Start weg gemeinsam und stark. Sie üben neue Arbeitsweisen, etwa eine transparente Zusammenarbeit und klare Kommunikation via Microsoft Teams365, schon vom ersten Projekttag an ein. Co-kreativ wird ein Masterplan entwickelt, der sich durch die Einbindung des MingNets, zahlreiche Pilotgruppen, Trainings und das entsprechende Community-Management in die Gesamtkampagne „Morgen wird heute gemacht“ der RheinEnergie nahtlos einfügt.

Dass dabei verschiedene Sichten aufeinander prallen können, muss Klaus Schaffranek vom IT-Servicemanagement schnell feststellen. Die Einbeziehung vieler in einer so frühen Projektphase, ein gemeinsames lernendes Vorgehen, offen gestaltete und an die Pain Points der Teilnehmenden angepasste Workshops ohne vorgegebenes IT-Lernziel oder die Fokussierung auf das Mindset – all das ist im ersten Moment ein ungewohntes Vorgehen für den erfahrenen IT-Mann.

Doch alle Mitglieder des Projektteams lassen sich auf einen neuen Kurs ein, ohne zu ahnen, wie wichtig die frühe Einführung von Microsoft Teams 365 aus der Unternehmens-IT heraus und das Trainieren so vieler Mitarbeitender in der Pilotphase werden wird. Das große Interesse an den Pilotgruppen und die hohe Akzeptanz von Microsoft 365, der Methoden und der gesamten Kampagne kommen gerade rechtzeitig: In der Pandemie kann so vom Homeoffice aus gut zusammengearbeitet werden.

Die Ausschreibung wird fristgerecht erfolgreich abgeschlossen: Das Konzept und die gesamte digitale Welt der RheinEnergie können naht- und reibungslos in die Hände des neuen Serviceproviders übergeben werden.

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Steffi Gröscho und die IT-Experten der novaCapta haben sich immer in unsere Belange reingedacht und empathisch auf unsere Anforderungen, die Situation und die Mitarbeitenden reagiert. Das war aus unserer Sicht eine wirklich gute Projektzusammenarbeit. Die gute Dokumentation aller Ideen und Schritte für den weiteren Weg hat nicht nur uns und dem Serviceprovider geholfen, sondern auch Raum für neue, eigene Ideen geschaffen. Wir werden jetzt die digitale Zusammenarbeit der RheinEnergie weiter erfolgreich vorantreiben.
Klaus Schaffranek, IT-Servicemanagement und Projektleiter
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Wir haben co-kreativ ein Konzept geschaffen, das alle Tools vereint und das große Ganze im Blick behält. Zum Beispiel wurde im MingNet für die Teams-Piloten ein offener Raum für den Austausch geschaffen. Während der Coronakrise weiterhin so gut im Austausch stehen zu können und beispielsweise Dailys per Teams abhalten zu können, das hat uns als Team und als Unternehmen unheimlich geholfen.
Gesine Gräf, Social-Media-Managerin und Intranet-Verantwortliche
Pedro Marcos

Viele Unternehmen sehen die Einführung von Microsoft 365 als eine rein technische Bereitstellung einer neuen Arbeitsplattform. Die RheinEnergie ist einen anderen Weg gegangen und hat die Bedeutung der ganzheitlichen Change- und Adoption-Begleitung für den nachhaltigen Projekterfolg erkannt.
Typisch für Köln hat sich das (Projekt-)Dreigestirn RheinEnergie, perlrot und novaCapta dieser spannenden Aufgabe angenommen. Es galt bestehende etablierte Kommunikationskanäle wie das MingNet sowie die Unternehmenskampagne „Heute wird Morgen gemacht“ nahtlos in das Gesamtkonzept zu integrieren. Mit viel Herz und Einsatz haben wir genau das geschafft, und den Start der RheinEnergie in die Microsoft 365 Welt gemeinsam gemeistert.

Steffi Gröscho, perlrot.

Das Projekt beinhaltete extrem vielfältige Herausforderungen und war vielleicht gerade deshalb so spannend. Als erfahrener IT-Dienstleister konnte novaCapta den Kunden umfassend beraten, der externe Projektmanager Pedro vermittelte mit Verstand, Humor und Herz zwischen allen Stakeholdern. Projektleiter Klaus hat mich immer ordentlich herausgefordert, doch mein Fokussieren auf das Mindset tapfer mitgetragen. So ging die U-Boot-Strategie auf und die in der Pilotphase ausgebildeten Champions waren bestens darauf vorbereitet, den von heute auf morgen stattfindenden Microsoft-365-Start beim Ausbruch der Coronapandemie als Multiplikatoren zu begleiten.
Den U-Boot-Ansatz, durch eine „Koalition der Willigen“ Neugier, Expertise, Wirkmacht und Bewegung in ein Projekt zu bringen, haben wir in der Folgezeit in anderen Projekten weiterentwickelt.

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