Ein Intranet zum Jubiläum der IDT: 100 + 40 Jahre gehen digital

Seit 100 + 40 Jahren ist das Unternehmen als Dichtungsspezialist unterwegs. Mit zwei Ursprüngen: im Erzgebirge seit 1924 verwurzelt, in Essen 1984 gegründet. Das ist ein großes Jubiläum mit vielen Möglichkeiten, zu feiern und die Zukunft zu gestalten.

IDT, das sind nicht nur Fakten und zahlengetriebenes Business. IDT, das sind Menschen. Menschen, die zuhören. Menschen, die dicht am Markt sind, analysieren und einen spürbaren Unterschied machen. Menschen, die Herausforderungen und Entwicklungen vorausdenken. Menschen, die ihre Kompetenzen bündeln und effizient in kreative Lösungen verwandeln. Menschen, für die Ehrlichkeit, Respekt und Verlässlichkeit an oberster Stelle stehen.

IDT weiß, die Stärke lebt im Inneren des Unternehmens. Dort arbeiten mehr als 200 Personen an fünf Standorten in Europa in verschiedensten Abteilungen – vom Außendienst über die Produktion bis zur Verwaltung. Damit diese Stärke über Standort- und Unternehmensgrenzen hinweg sichtbar werden kann, brauchen Mitarbeitende die Möglichkeit, mitzugestalten. Braucht es Verbundenheit, lebendigen Austausch, schnelle Kommunikation, gute Beziehungen und größtmögliche Transparenz.

Für Simone Wilson, geschäftsführende Gesellschafterin, ist das Intranet ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie von IDT. Internationales Wachstum macht die Digitalisierung interner Prozesse unausweichlich, die Unternehmenskultur muss mit dem Technologiewandel Schritt halten, der Kundennutzen darf nicht außer Acht gelassen werden und der künstlichen Intelligenz muss ebenfalls schon die Tür geöffnet werden.

Anstatt mit speziellen bereichsspezifischen Digitalisierungsprojekten z. B. im Vertrieb oder in Produktion und Lager zu beginnen, hat IDT hat sich bewusst für einen anderen Weg entschieden. Mit dem Intranet-Projekt sollen zuallererst die Menschen bei IDT in den Fokus genommen werden, um sowohl die Digital Awareness im Unternehmen zu stärken als auch eine veränderungsbereite Unternehmenskultur zu begünstigen.

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# Unternehmensentwicklung
# DigitalCulture
# SharePointOnline
# VivaConnection
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  • > 200
    Mitarbeitende
  • > 200
    Mitarbeitende mit Stimme im Intranet
  • davon > 120
    gewerbliche Mitarbeitende
  • seit September 2023
    Projektzusammenarbeit
Simone Wilson, Geschäftsführende Gesellschafterin

Bereits Anfang 2023 habe ich über die Einführung eines Intranets nachgedacht. Mein Web-Entwickler und ich wollten das allein stemmen. Erst mal „klein-klein“ anfangen und dann sukzessive ausbauen. Unser Bestreben war es, etwas zu verbessern. Wenn ich jetzt zurückblicke, weiß ich aber, dass wir damit gescheitert wären. Und nicht nur das. Wir hätten auch das Vertrauen der Mitarbeitenden verspielt. Ein „Schmalspur-Intranet“, so gut es vielleicht auch gemeint ist, sendet ein ganz schlechtes Signal an die Mitarbeitenden. Nämlich das Signal, dass sie uns nur so viel wert sind, wie ein solches Intranet hergibt. Das ist das genaue Gegenteil von dem, was ein Intranet bewirken sollte und bewirken muss.
KODI ist ein extrem schlankes Intranet. Es ist jedoch ganz und gar nicht „klein-klein“. Das merken und schätzen die Mitarbeitenden. Umsetzen konnten wir das aber nur, weil Steffi Gröscho uns dabei unterstützt hat, ein Intranet mit und für Mitarbeitende zu gestalten. Ein Intranet, das auf die Unternehmensentwicklung einzahlt und auf den Kulturwandel, den es braucht, damit die digitale Transformation auch bei uns gelingen kann.

Eine Intranet-Einführung braucht mehr als technische Begleitung. Steffi hat uns absolut professionell, sicher und verlässlich auf unserer Kommunikationsreise und dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz begleitet.
KODI ist ein extrem schlankes Intranet. Es ist jedoch ganz und gar nicht „klein-klein“. Das merken und schätzen die Mitarbeitenden. Umsetzen konnten wir das aber nur, weil Steffi Gröscho uns dabei unterstützt hat, ein Intranet mit und für Mitarbeitende zu gestalten. Ein Intranet, das auf die Unternehmensentwicklung einzahlt und auf den Kulturwandel, den es braucht, damit die digitale Transformation auch bei uns gelingen kann.
Eine Intranet-Einführung braucht mehr als technische Begleitung. Steffi hat uns absolut professionell, sicher und verlässlich auf unserer Kommunikationsreise und dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz begleitet.

Entwicklungsfeld Interne Kommunikation

In vielen mittelständischen Unternehmen fließen Informationen, falls überhaupt, meist von oben nach unten.

Bei IDT wird sachbezogen z. B. in Management-Teammeetings kommuniziert. Themen, die über die Standortgrenzen hinaus interessant und wichtig sind, erscheinen quartalsweise im Unternehmensnewsletter. Der Newsletter wird zentral erstellt und verteilt. Das Bewusstsein, dass alle an der Kommunikation mitwirken könnten, fehlte bislang jedoch. Dabei sind Mitarbeitende und Führungskräfte oft die Experten und Expertinnen für ihre eigenen Themen und damit viel besser geeignet, darüber zu berichten.

Im ersten Schritt musste deshalb ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass Kommunikation eben nicht Chef- oder Chefinnensache ist, sondern ein Thema, bei dem alle mitwirken können und sollen.

Damit jede Führungskraft bei IDT sich in diese neue Rolle hineinentwickeln konnte, haben wir folgende Formate genutzt:

  • Kick-off-Workshop: Möglichkeiten und Chancen eines Intranets, digitales Führen und Haltung
  • Regelmäßige Kommunikationsrunden im Führungskreis: Kleingruppenaustausch zur bevorstehenden Plattformeinführung und Diskussion kritischer Themen, z. : Wer darf wann und wie lange auf das Intranet zugreifen?
  • Führungskräfte-Workshop Pre-Launch: KODI-Erkundungsreise und Training zum Schreiben von Beiträgen
  • Boxenstopp für Führungskräfte 30 Tage nach dem Launch: Erfolge, Wünsche, Ausblick

In der dreimonatigen Vorbereitungsphase für den Intranet-Launch wurde der Unternehmensnewsletter auf monatlich umgestellt – mit Beiträgen, die bereits vom Führungsteam geschrieben wurden. So wurde die Verantwortung für die Interne Kommunikation auf viele Schultern verteilt.

Auch wurde der Newsletter für die gewerblichen Mitarbeitenden nicht mehr gedruckt. Es wurde lediglich das Titelblatt mit QR-Code zu allen Inhalten am Schwarzen Brett ausgehängt. Mitarbeitende mit Bildschirmarbeitsplatz erhielten ebenfalls nur das Titelplatt in ihrer Inbox. Über einen Link konnten sie alle Inhalte abrufen.

Auch wenn es Zeiten gibt, in denen weniger Beiträge im Intranet veröffentlicht werden, behält Simone Wilson die Ruhe: „Eine Intranet-Einführung kann sehr schnell gelingen. Neue Kommunikationswege und -formen nachhaltig im Unternehmen zu verankern, braucht jedoch viel Geduld, Zutrauen und kontinuierliches Anstupsen an ganz vielen Stellen“, erklärt sie ihre Erkenntnis. „Am Ende muss man sich aber auch selbst disziplinieren, damit klar ist: Die Verantwortung für die Interne Kommunikation haben alle Personen, die im Unternehmen beschäftigt sind, nicht nur die Chefin.“

Intranet-Launch

Der Start des Intranets war gleichzeitig der Start ins Jubiläumsjahr. Mit einem bunten Programm in einem Live-Online-Format präsentierte IDT, was für 2024 geplant ist, und „enthüllte“ das Intranet. Mitarbeitende von überall waren dazugeschaltet, Mitwirkende teilten ihre Eindrücke, im Anschluss wurde mit Kuchen und einer kleinen Überraschung gefeiert.

Um einen Name für das IDT-Intranet zu finden, konnten Mitarbeitende in der Entwicklungsphase ihre Ideen und Vorschläge einreichen. Aus den knapp 40 Einreichungen wählte ein Gremium aus unterschiedlichen Vertreter:innen drei Vorschläge aus, über die die Mitarbeitenden abstimmten. Dabei hatte KODI eine ganz besondere Bedeutung:

 

  • K = Kommunikation: das Miteinander und Füreinander stärken
  • O = Organisation: Struktur auf einen Blick
  • D = Dichtungstechnik: unsere Arbeit, die uns ausmacht, unsere Zukunft
  • I = Informationen: Persönliches, Aktuelles und Wissen rund um IDT

 

Ziel der Projektgruppe war es, mit einem inhaltlich übersichtlichen und gut handhabbaren Intranet zu starten, dass auch auf Smartphones Spaß macht. Nach nur drei Monaten Bauzeit hatten wir das Ziel erreicht:

  • HOME
  • WIR: Infos über die IDT-Gruppe, jeden Standort und das Jubiläum
  • BEREICHE: Neuigkeiten, Management, Personal, Betriebsrat
  • WISSEN: Schulungen, ERP- und Intranet-Hilfe-Seiten
  • COMMUNITIES: Bilder des Tages, Kundenwelt, Standorte, Hilfe

 

Communities machen Unsichtbares sichtbar

Die niedrigschwellige Kommunikation in den Communities ist nah an den Menschen, einfach, ehrlich und direkt. Jeder kann posten und teilen. Deshalb sind Communities bei den Mitarbeitenden sehr beliebt. „Bilder des Tages“ funktioniert wie ein soziales Netzwerk. Ein Fotowettbewerb zum Intranet-Start ermöglichte allen Mitarbeitenden einen guten Einstieg in das Teilen von Beiträgen.

Die Wirkung von scheinbar alltäglichen Beträgen in der „Kundenwelt“ potenziert sich oft in viele Richtungen. Immer wieder tauchen Geschichten auf, die vorher kaum jemand kannte. So berichtete ein Lagermitarbeiter mit vielen Fotos von der Verladung einer riesigen Dichtung mit einem Durchmesser von vier Metern. Eine Kollegin kommentierte darunter interessante Details zum Produkt und zum Service von IDT und dem Speditionsunternehmen.

Es sind diese Beiträge, die alle wie nebenbei mitlernen lassen und ein größeres Verständnis für die Zusammenhänge im Unternehmen schaffen. So weitet sich die Perspektive, mit denen Mitarbeitende auf das eigene Tagesgeschäft schauen. Wertschätzung, Stolz und ein standortübergreifendes Wir-Gefühl breiten sich aus. Darüber hinaus lässt sich so die interne Stärke nach außen tragen. Das Social-Media-Team griff den Beitrag für eine LinkedIn-Geschichte auf. Gute externe Kommunikation beginnt im Inneren.

Innovationen, Wissenstransparenz und KI

Bei IDT verwandeln die Teams Wissen durch fachübergreifende Zusammenarbeit in wirksame Lösungen. Hartnäckigkeit und Neugier erschließen neue Wege mit neuem Denken. „KODI“ soll neue Ideen und Wissen sichtbar machen und dem glücklichen Zufall mehr Raum geben.

Gemeinsam mit dem Führungsteam und Mitarbeitenden hat IDT überlegt, wie Möglichkeiten geschaffen werden können, damit alle Mitarbeitenden zu Wissensträger:innen werden, ihr Innovationspotenzial entfalten und Dialogkompetenz entwickeln können. Vernetzte Kommunikation und unkomplizierter Informationsfluss sind die eindeutigen Erfolgsfaktoren, von denen IDT und nicht zuletztauch  seine Kunden profitieren.

Schulungen für Mitarbeitende, die in der Vergangenheit sporadisch und standortindividuell stattfanden, sind nun in KODI gebündelt und für alle Mitarbeitenden verfügbar. Durch KODI war es möglich, die Wissensvermittlung innerhalb des Unternehmens auf einen zuvor nie dagewesenen Level zu heben. Schulungen zu aktuellen Themen wie z. B. künstliche Intelligenz, Social Media Skills oder Arbeiten mit MS-Teams werden häufig im Live-Online-Format angeboten, aufgezeichnet und allen Mitarbeitenden im „KODI-Schulungsraum“ zur Verfügung gestellt. Dort können sich nun alle Mitarbeitenden Wissen aneignen, auf Schulungsmaterialien zugreifen, Feedback und Anregungen zu Schulungsinhalten und -wünschen geben.

IDT Stimmen

Isabella Lochner, Leitung Vertriebsinnendienst

Am Anfang des Projektes war ich tatsächlich skeptisch und ich habe mich gefragt, welchen Aufwand alle damit haben werden. Wird überhaupt regelmäßig etwas in KODI veröffentlicht? Haben wir genügend Themen worüber berichtet werden kann?
Zum Glück waren die Bedenken unbegründet, KODI ist wirklich Klasse! Aus meiner Sicht hat sich KODI sehr gut etabliert und wir sind immer auf dem neusten Stand.
Ich persönliche empfinde KODI fast wie eine Tageszeitung und lese oft in meiner Pause die neusten Beiträge. Die Zusammenarbeit mit Steffi Gröscho hat reibungslos geklappt, sowohl bei KODI, als auch beim Beleben von Teams und OneNote. Mit ihrer Hilfe sind wir bei IDT wieder ein Stück mehr digitaler geworden.

Marcus Obst

KODI in Microsoft SharePoint hat mir eine neue Welt der Webanwendungen erschlossen. Mit den Viva Engage Communities habe ich Einblicke in die Welt aller anderen IDT-Mitarbeitenden. Das sehe ich als großen Zugewinn. Und ohne die Vision von Simone Wilson und Steffi Gröschos Experise im Fördern eines Gemeinschaftsgedankens unter Mitarbeitenden wäre das Intranet in der Tat nur eine Anwendung von vielen geblieben. Technische Lösungen helfen den Menschen nur, wenn sie auch von Menschen genutzt werden.

Maxi Kircheis, Personal-Referentin der Geschäftsführung

Die Zusammenarbeit mit der Agentur perlrot und Steffi Gröscho war immer effektiv und ergebnisorientiert. Der enge Austausch und die schnelle Kommunikation während des gesamten Projekts waren die Grundlage unserer guten Zusammenarbeit.
Innerhalb von nur drei Monaten haben wir es gemeinsam geschafft, ein nicht nur funktionales, sondern auch ästhetisch ansprechendes, benutzerfreundliches und übersichtliches Intranet zu entwickeln und erfolgreich zu launchen.
Das neue Intranet wird zweifellos einen positiven Einfluss auf unser tägliches Doing haben und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit weiter verbessern.

Dr. Kurt Vennemann, Geschäftsführer IDT

“Im Zuge der Einführung des Intranets bei IDT ergaben sich anfangs einige Bedenken und Unsicherheiten, aber unterstützt mit richtigen und wichtigen Impulsen von perlrot entwickelte es sich Schritt für Schritt und mit einem enormen Tempo. Unser Intranet verbessert nun  den Informationsfluss, die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen und stärkt die Mitarbeiterbindung. Es ist ein bedeutender Schritt im Bereich der Digitalisierung unserer Unternehmensgruppe.“

Blicke ins Intranet KODI

Rückschau im perlrot-Team

Steffi Gröscho, perlrot.

Es gibt keine Blaupause für die Transformation. Lösungen kommen tief aus der jeweiligen Organisation. Doch jahrelange Erfahrungen helfen mir, zu spüren, wo es sich lohnt, Samen auszusäen und ersten Sprösslinge in ihrem Wachstum zu fördern.

Ich erinnere mich noch gut an meinen ersten Tag in Annaberg, wo ich mich bei einem Betriebsrundgang in IDT einfühlen konnte und erste Gespräche mit der Geschäftsführung und Mitarbeitenden führte. Da merkte ich schon, dass dieses Unternehmen etwas Besonderes hat, dass wir stärken können. Es geht darum, die Identität des Unternehmens zu verstehen und zu fördern und dennoch zu „irritieren“. Denn das Neue liegt außerhalb der Komfortzone.

Mir hat das Projekt besonders viel Spaß gemacht, weil die Intranet-Einführung sehr eng mit der Organisationsentwicklung verzahnt war. Auch deshalb, weil die Digitalisierung Chefinnensache ist und Simone Wilson im Intranet-Projektteam mitgearbeitet hat. In einem Familienunternehmen menschelt es noch so richtig, und es hat sich gelohnt, ganz frühzeitig viele der künftigen Intranet-Nutzer:innen am Projekt zu beteiligen.

Niklas Segbers, addhucate

Das neue Intranet bei IDT ist weit mehr als nur eine digitale Plattform – es ist ein Teil der lebendigen Kollaborationsumgebung, die den Übergang nicht nur zu neuen Technologien, sondern auch zu neuen Arbeitsweisen markiert. SharePoint Online, Viva Connection, Viva Engage und Microsoft 365 bilden hier das technische Fundament.

Wir haben das Intranet-Projekt dazu genutzt, den gesamten technischen Rahmen von Microsoft 365 zu checken und zu erweitern. IDT und Steffi haben wir dabei unterstützt, den reibungslosen Übergang zu den neuen Arbeitsweisen und den Wandel zur neuen Zusammenarbeitskultur innerhalb der Organisation voranzutreiben. Teams-Räume wurden konsolidiert, Admins geschult und die Mitarbeitenden zwei Jahre nach der Teams-Einführung nochmals zu Anwendungsfällen und deren Umsetzung in Teams befähigt.

Poster zum Download: digital Communication + Collaboration + Culture

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