Das wirkmächtige Mitmach-Intranet: Mitarbeitende sind die neuen Kommunikatoren

Ihrer Vision „2025 muss keiner mehr aufs Amt“ folgend geben die knapp 900 Mitarbeitenden der “Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern” (kurz: AKDB) und die ca. 250 Mitarbeitenden der Tochterunternehmen alles, um Bürger*innen bei Behördenangelegenheiten zu entlasten und viele der dafür notwendigen Prozesse den Kommunen als digitale Lösungen anzubieten.

Als einer der größten Anbieter von kommunalen Lösungen stellt die AKDB ihren mehr als 4.700 Kunden aus Kommunalverwaltungen, Krankenhäusern, Bund und Ländern ein umfassendes Paket aus Softwarelösungen, Beratung und Kundenservice, IT-Sicherheit und Schulungen zur Verfügung.

Mehr Digitalisierung erforderlich bei gleichzeitiger Änderung der Rahmenbedingungen

Die Transformation des Unternehmens in Zeiten des Fachkräftemangels, der zunehmenden Anforderungen an die Cybersecurity und der immer schneller aufeinander folgenden Änderungen bei Technologie und Regulatorik ist seit 3 Jahren in vollem Gange. Die Geschäftsleitung fördert deshalb mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen die Umgestaltung und Entwicklung der Organisation sowie die Attraktivität als Arbeitgeber für bestehende und neue Mitarbeitende.

Bei all diesen Veränderungen möchte sie die Mitarbeitenden mehr am Prozess beteiligen, Erfolge für alle sichtbar machen sowie über die Strategie und die OKR diskutieren. Hier stieß das vorhandene Intranet an seine Grenzen, denn nur wenige konnten Unternehmensnews einstellen, Interaktion war kaum möglich und Zusammenarbeitsräume fehlten. Die Lösung: ein neues Mitmach-Intranet.

Hybride Arbeitswelt und eine neue Art der Kommunikation

Bedingt durch die Pandemie bleiben AKDB-Mitarbeitende nach wie vor viel im Homeoffice und eine hybride Zusammenarbeit hat sich entwickelt. Gleichzeitig vermissen die Mitarbeitenden das Miteinander. So ist der Wunsch entstanden, neben einer neuen Bürolandschaft auch eine neue Art der Kommunikation sowie ein neues digitales Wir zu finden. Ziel ist es aber auch, die Wahrnehmung weg von Schwächen in der Organisation gezielt auf die Identifizierung ihrer Stärken zu lenken und eine neue Verbundenheit zu finden, die auf Vertrauen basiert. Am wichtigsten ist es jedoch, die vielen Informationen aus der Organisation sichtbar zu machen und zum Kundennutzen einzusetzen, um effektiver, transparenter und schneller zu werden.

Organisationsübergreifende Kooperation und Co-Kreation

Modernes Arbeiten findet bei der AKDB immer mehr in firmen- und fachbereichsübergreifenden Teams und Projekten statt. Die Geschäftsleitung hat daher auch initiiert, dass die Unternehmenstöchter noch enger in die Organisation eingebunden werden. In Communitys können Mitarbeitende die gemeinsame Entwicklung von Projekten vorantreiben. So werden Kooperation, Kommunikation und Co-Kreation gefördert und viele Informationen sehr schnell transparent und für alle verfügbar.

# IDA
# HaiiloIntranet
# DigitalCulture
# IchWirAlle
# IntegrationTöchter
# Wertschätzung
  • 1.150
    Intranet-Nutzer*innen
  • 1.150
    potenzielle Intranet-Redakteur*innen
  • 111
    Communitys nach 6 Monaten
  • Dez. 21 bis 22
    Zusammenarbeit
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Ein wichtiger Meilenstein wurde 2022 in unserem Unternehmen mit Unterstützung von perlrot erreicht: die Einführung unseres Social-Intranet IDA.
Bei all der Komplexität unseres Alltags ist es wichtig, dass wir Informationen smart austauschen. In der üblichen E-Mail-Flut gehen sie schnell unter und können auch nicht zielgruppengerecht aufbereitet werden. Dagegen können Mitarbeitende Informationen in IDA lesen und auf sie reagieren, wann und wo sie wollen.
IDA ist nicht nur informativ, sondern, wie ich finde, auch sehr wertschätzend. Wer freut sich nicht über ein öffentliches „Daumen-hoch“-Emoji, über eine Info oder auch über einen Kundenerfolg. Wichtig sind Rückmeldungen und Feedback. Fragen erlauben es, Wissenslücken zu schließen, die früher einfach bestehen geblieben wären – wir wissen jetzt viel mehr und vor allem wissen wir es schneller. Auch die Vertrautheit untereinander steigt, denn vieles wird beispielsweise mit persönlichen Bildern von Teamtreffen, Kundenarbeitskreisen oder individuellen Erlebnissen angereichert und geteilt.
Auch für mich war es ein Lernfeld, denn ich gehöre nicht zu den Digital Natives. Es ist mir enorm wichtig, unseren Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen. Insofern habe ich gern gelernt, wie man Blog-Artikel und Beiträge so formuliert, dass sie für die Lesenden ansprechend und informativ sind und gleichzeitig einen Austausch ermöglichen durch die Kommentarfunktion. Ich kann diese Art des Intranets auf jeden Fall empfehlen!
Gudrun Aschenbrenner, Vorständin der AKDB und aktive IDA-Nutzerin
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Als wir im Intranet-Projektteam in Haiilo unsere Arbeit digital transparent machen sollten, fühlte sich das anfangs schon ungewohnt an. Aber man lernt ja am besten durch neugieriges Ausprobieren. Steffi hat uns mit ihrer Erfahrung mitgenommen und unser Projektteam vom Projektstart an ausschließlich mit dem Tool arbeiten lassen: z. B. Beiträge im Projektraum schreiben bzw. kommentieren oder Wissen im Notizbuch ablegen. Wir haben Nutzeranforderungen gesammelt, mit der Technik gespielt und Entwürfe für Seiten abgestimmt und mit Inhalten befüllt.
Bis zum Launch war das Handling von IDA bereits in Fleisch und Blut übergegangen, und es war klar, was IDA kann, aber auch, wo Grenzen sind. So konnte ich insbesondere in der Startphase von IDA bereits kompetent auf die Fragen in unserer IDA-Hilfe-Community antworten.
Inzwischen betreue ich mehrere offene Communitys und moderiere die von Steffi konzipierten IDA-Basistrainings für neue Mitarbeitende.
Birgit Schmidt-Sodingen, Mitglied im Projektteam und Community-Managerin
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Ich habe als Verantwortliche viel Herzblut in unser altes Intranet gesteckt. Doch es war eher statisch – sowohl technisch als auch kulturell. Über das alte Intranet wurde lediglich informiert, eine echte Zusammenarbeit war noch nicht möglich.
Anders war es bei IDA. Teammitglieder aus unterschiedlichen Bereichen konnten sich einbringen, selbstbestimmt arbeiten und Neues ausprobieren. Der Abschied vom Alten war nicht mehr schwer, als ich merkte, wie viele Kolleg*innen neue Inhalte erstellen oder sich an Diskussionen beteiligen. Früher haben wenige Leute Inhalte produziert. Jetzt dürfen das alle. Dem neuen Stellenwert für die interne Kommunikation und dem Wunsch nach mehr Beteiligung kann IDA viel besser gerecht werden.
Anke Blankenburg-Guist, Mitglied im Projektteam und eine der IDA-Chefredakteurinnen

Freiwilligkeit, Selbstorganisation und Mitarbeiterermächtigung

In vielen Unternehmen hören wir: „Wir haben keine Zeit, schon gar nicht für die Mitarbeit an einem Intranet-Projekt.“ Erfahrungsgemäß ist es dann am besten, ausschließlich mit engagierten Freiwilligen in kleinen Schritten zu starten, die Arbeit auf viele Schultern zu verteilen und durch Selbstorganisation die Motivation zu fördern.

So wurde das Intranet der AKDB – liebevoll IDA genannt – von Freiwilligen als neue digitale Heimat gebaut. Das Projektteam unter Leitung von Nicole Fiedler legte das Fundament mit Strukturen, Design sowie Rollen- und Rechtekonzepten. Es erstellte die für den Start notwendigen Seiten, z. B. die Unternehmensseite, den Newsroom, die Gesundheitsseite und Seiten zu einzelnen Organisationsbereichen. Der Ausbau und die Gestaltung anderer Seiten erfolgte erst nach dem Launch von IDA durch jeweilige Themenverantwortliche mit Unterstützung des Projektteams, sodass auch hier galt: starten und kontinuierlich ausbauen.

Das Intranet-Projektteam arbeitete dabei immer mehr selbstorganisiert – gecoacht von Steffi Gröscho. Die Kolleg*innen in der mitlernenden Organisation übernahmen später die von den Projektbeteiligten vorgelebten neuen digitalen Arbeitsweisen.

Mitarbeiterermächtigung

Interne Kommunikation ist heute für mehr verantwortlich als nur für interne Kampagnen und die Verbreitung von Unternehmensnachrichten. Genauso wie Team- und Organisationsentwicklung von vielen in der Organisation und nicht nur von Personalabteilung verantwortet wird.

Deshalb haben wir mit dem Intranet wertvolle Impulse zur Kulturentwicklung gesetzt, z. B.:

  • Zum Launch konnten die Mitarbeitenden einen Videobeitrag zu einer IDA-Lego-Challenge einreichen: „Was wünscht ihr IDA?“ Viele Legosteine wurde zusammengebaut nach dem Motto „Gemeinsam gestalten – gemeinsam verbinden“.
  • Die IDA-Challenge setzte Impulse zur digitalen Kulturentwicklung. Unser Poster zur COYO-Challenge (jetzt Haiilo) bereitete dafür die Grundlage.
  • In der Community „Bilder des Tages“ fand die Urlaubsfoto-Challenge statt, damit es in IDA AKDB-weit „menschelt“ und das Intranet niedrigschwellig genutzt wird.
  • Texte auf der Startseite kommen nicht nur von der Internen Kommunikation, sondern jede*r darf Texte für die Startseite verfassen. Einzige Bedingung: Der Inhalt muss für alle oder zumindest viele im Unternehmen inkl. der Töchter relevant sein.
  • Interviews mit Kolleg*innen auf der Startseite geben Anlass zur Reflexion über sich selbst, das Team und die Organisation.
  • Ein Artikel „Du bist großartig“ rückt B. das Thema Wertschätzung in den Mittelpunkt und dankt gleichzeitig verschiedenen Kolleg*innen. Seitdem wird auf das Danke-Sagen viel Wert gelegt.

Nach anfänglichem Zögern bemerkten die Mitarbeitenden, dass sie IDA mitgestalten können und dass ihre Kommunikation wirksam ist. Denn hier können sie informieren, Feedback einholen, Lösungen diskutieren und Erfolge kommunizieren. Dieses Mehr an Transparenz ist entscheidend, um Silos abzubauen und Hierarchien abzuflachen.

Die Nutzer*innen erleben sich auf redaktionellen Seiten und in Communitys als Entwickler*innen der Unternehmenskultur und nutzen IDA als wirkmächtiges Instrument.

Ein Intranet wird wirkungsvoll, wenn wir unsere Haltung erweitern

Der Vorstand weiß, dass ein lebendiges Mitmach-Intranet ein tolles Führungswerkzeug ist, denn führen heißt kommunizieren. In der hybriden Welt bedeutet das informelle und emotionale digitale Kommunikation auf der Plattform.

Die aktivste Nutzerin in der Startphase des Intranets ist die Vorständin Gudrun Aschenbrenner. Sie reagiert auf fast jeden Beitrag und lebt damit die neue gewünschte digitale Kultur vor. Einmal pro Woche veröffentlicht sie oder ihr Vorstandskollege Rudolf Schleyer auch einen Beitrag im Vorstandsblog.

Für Führungspersönlichkeiten ist die Einführung und Nutzung einer Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform eine doppelte Herausforderung: Einerseits haben sie oft das Gefühl, keine Zeit für eine weitere Aufgabe zu haben, oder sie sind noch nicht Social-affin. Andererseits wird von ihnen erwartet, dass sie ihr Team digital führen.

Ein Intranet wird wirkungsvoll, wenn wir unsere Haltung erweitern. Deshalb bereiten wir Führungspersönlichkeiten auf das digitale Führen vor. Wir sprechen darüber, wie die Plattform Entlastung im Führungsalltag bringen kann, wie unsere Haltung den Blick auf das neue Tool und unser Team prägt, wie wir in Intranet-Beiträgen die Teamentwicklung fördern und was wir künftig weglassen können, um Entlastung zu spüren.

Wichtige Erkenntnis: Je mehr entscheidende Informationen die Mitarbeitenden im Intranet erhalten, desto mehr sind sie geneigt, Verantwortung zu übernehmen, was wiederum Führungspersönlichkeiten entlastet.

 

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Den Workshop für Führungskräfte „Damit IDA Entlastung für den Führungsalltag bringt. Workshop zur digitalen Kommunikation im Intranet“ von Steffi Gröscho und Martin Permantier fand ich große Klasse! Warum? Weil die zwei im Ping-Pong untereinander die Moderation super locker und aktiv gestaltet haben und weil sie uns mit Kurzimpulsen und Breakout Sessions zu Veränderungsprozessen und innerer Haltung den Blick über den Tellerrand eröffneten. Das war ein echter Dialog, bravo, Kompliment. Ich gelobe, mir täglich ein klein wenig (mehr) Zeit für IDA zu geben.
Wolfram Weisse, Teamleiter Marketing
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Als neuer Mitarbeiter in einer größeren Organisation und dann noch in einem fernen Standort hat man es häufig schwer, wahrgenommen zu werden und neue Dinge zu erfahren. Hier bei der AKDB halfen mir u. a. zwei Dinge: das neue Intranet IDA und die aktive Unterstützung von Steffi Gröscho. Sie verband mein Fotohobby mit der Aufgabe „Fotobeirat“ und setzte mich durch Beiträge in den Fokus der Fotoaktion. Durch meine vorherigen Tätigkeiten weiß ich, dass Tools nur akzeptiert werden, wenn man sie auch bedienen kann, einem die Hemmschwelle genommen wird und man einen Treiber hat, der einen „an die Hand nimmt“. Diese „Treiberin“-Rolle hat Steffi Gröscho super und authentisch ausgefüllt, weil sie hinter ihrer Arbeit und dem Projekt stand. Danke für diese großartige Unterstützung!
Hendrik Kellermeyer, Leiter Strategische Entwicklung HRM & Payroll bei der AKDB-Tochter digitalfabriX GmbH
Steffi Gröscho, perlrot.

Nach einem halben Jahr Projektbegleitung wurde ich mit dem IDA-Launch für ein halbes Jahr Intranet-Interimsmanagerin.

Das ermöglichte es mir, direkt mit den Nutzer*innen im Unternehmen zu interagieren und die Nutzerbedürfnisse gezielt aufzunehmen und zu adressieren. So konnte der wirkungsvollste Weg durch Experimentieren, Kommentieren und Besprechen schnell gefunden werden. Egal, ob es um die Optimierung der IDA-Struktur, Nutzertips, Schreibunterstützung oder die Aktivierung von Communitys ging.

Mit IDA konnte ich immer wieder Impulse in Richtung Kulturentwicklung geben, gewünschtes digitales Verhalten erkennen und bewusst machen und Vorreiter*innen der digitalen Kommunikation fördern. Ich bin sehr dankbar für diese wertvollen Referenzerlebnisse und Lernerfahrungen, das Zusammenwirken mit meinen AKDB-Interimskolleg*innen und perlrot-Netzwerkkollegen Felix und Martin sowie für das Vertrauen von Gudrun Aschenbrenner.

Martin Permantier, perlrot-Netzwerk

Führungspersönlichkeiten stehen bei der Einführung von Kollaborationsplattformen immer in einem Spannungsfeld. Die Technologie ist neu, Kommunikationsroutinen müssen geändert und lieb gewonnene Gewohnheiten aufgegeben werden. Auch ist es herausfordernd, eine digitale Identität zu entwickeln und plötzlich informelle digitale Kommunikation zu betreiben, was manchmal mit unserem gewohnten Selbstbild kollidiert. Bei der AKDB gab es eine große Bereitschaft, sich mit der eigenen Haltung und deren Erweiterung auseinanderzusetzen – insbesondere dank des Vorbilds der Vorständin Gudrun Aschenbrenner, die als eine der aktivsten User*innen voranschritt. So konnte das Thema in Workshops und durch den intensiven Austausch der Führungspersönlichkeiten untereinander in Bewegung gebracht werden. Digitale Zusammenarbeit bedeutet eben auch, den Raum dessen zu erweitern, was besprochen werden kann und muss, und sich selbst jenseits der vertrauten Zone neu kennenzulernen.

Felix Jackmann, perlrot-Netzwerk

Haiilo ist eine einfache und intuitiv bedienbare Social-Intranet-Lösung, die sehr schnell auch ohne IT-Kenntnisse aufgesetzt werden kann. Doch wenn es um Implementierungsdetails z. B. bei der Informationsarchitektur oder der Nutzeranbindung geht, hilft das technische Know-how von IT-Expert*innen. Als Teil eines tollen Projektteams habe ich mit technischer Expertise die IDA-Einführung begleitet. Die größte Herausforderung lag hier in der Anbindung der Nutzeraccounts, da wir aufgrund von Sicherheitsanforderungen keine direkte Anbindung mit dem Active-Directory umsetzen konnten.

In enger Zusammenarbeit mit der IT der AKDB unter Leitung von Dietmar Höft gelang es, über einen entsprechend gesicherten Kanal eine Just-in-time-Synchronisierung umzusetzen. So konnten alle Weichen für eine sichere Authentifizierung der Nutzer*innen rechtzeitig gestellt werden. Neben dem Aufbau und der Umsetzung des Rechte- und Rollenkonzepts standen wir dem IDA-Team natürlich jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Der umfangreiche Part Kommunikation und Kulturentwicklung wurde wieder ganz hervorragend durch Steffi begleitet, die ihre langjährige Erfahrung einbringen konnte. Gerade die externen Impulse und die Unterstützung von Technik und Change führen zu einer nachhaltigen Implementierung des Intranets in den Arbeitsalltag.

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Steffi hat uns bei der Einführung unseres Intranets (über 1.000 Beschäftigte, über zehn Standorte in und außerhalb Deutschlands) exzellent begleitet. Nicht nur fachlich, indem sie uns beim Aufbau der Seiten unterstützt hat, Texte verfasst und uns regelmäßig geschult hat, sondern auch mit ihrer ansteckend positiven Art. Sie hat ein Wort für jeden und eine Lösung für alles. Einfach spitze!
Claudia von der Brüggen, Marketing AKDB und eine der IDA-Chefredakteurinnen

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