Das wirkmächtige Mitmach-Intranet: Mitarbeitende sind die neuen Kommunikatoren
Ihrer Vision „2025 muss keiner mehr aufs Amt“ folgend geben die knapp 900 Mitarbeitenden der “Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern” (kurz: AKDB) und die ca. 250 Mitarbeitenden der Tochterunternehmen alles, um Bürger*innen bei Behördenangelegenheiten zu entlasten und viele der dafür notwendigen Prozesse den Kommunen als digitale Lösungen anzubieten.
Als einer der größten Anbieter von kommunalen Lösungen stellt die AKDB ihren mehr als 4.700 Kunden aus Kommunalverwaltungen, Krankenhäusern, Bund und Ländern ein umfassendes Paket aus Softwarelösungen, Beratung und Kundenservice, IT-Sicherheit und Schulungen zur Verfügung.
Mehr Digitalisierung erforderlich bei gleichzeitiger Änderung der Rahmenbedingungen
Die Transformation des Unternehmens in Zeiten des Fachkräftemangels, der zunehmenden Anforderungen an die Cybersecurity und der immer schneller aufeinander folgenden Änderungen bei Technologie und Regulatorik ist seit 3 Jahren in vollem Gange. Die Geschäftsleitung fördert deshalb mit einer ganzen Reihe von Maßnahmen die Umgestaltung und Entwicklung der Organisation sowie die Attraktivität als Arbeitgeber für bestehende und neue Mitarbeitende.
Bei all diesen Veränderungen möchte sie die Mitarbeitenden mehr am Prozess beteiligen, Erfolge für alle sichtbar machen sowie über die Strategie und die OKR diskutieren. Hier stieß das vorhandene Intranet an seine Grenzen, denn nur wenige konnten Unternehmensnews einstellen, Interaktion war kaum möglich und Zusammenarbeitsräume fehlten. Die Lösung: ein neues Mitmach-Intranet.
Hybride Arbeitswelt und eine neue Art der Kommunikation
Bedingt durch die Pandemie bleiben AKDB-Mitarbeitende nach wie vor viel im Homeoffice und eine hybride Zusammenarbeit hat sich entwickelt. Gleichzeitig vermissen die Mitarbeitenden das Miteinander. So ist der Wunsch entstanden, neben einer neuen Bürolandschaft auch eine neue Art der Kommunikation sowie ein neues digitales Wir zu finden. Ziel ist es aber auch, die Wahrnehmung weg von Schwächen in der Organisation gezielt auf die Identifizierung ihrer Stärken zu lenken und eine neue Verbundenheit zu finden, die auf Vertrauen basiert. Am wichtigsten ist es jedoch, die vielen Informationen aus der Organisation sichtbar zu machen und zum Kundennutzen einzusetzen, um effektiver, transparenter und schneller zu werden.
Organisationsübergreifende Kooperation und Co-Kreation
Modernes Arbeiten findet bei der AKDB immer mehr in firmen- und fachbereichsübergreifenden Teams und Projekten statt. Die Geschäftsleitung hat daher auch initiiert, dass die Unternehmenstöchter noch enger in die Organisation eingebunden werden. In Communitys können Mitarbeitende die gemeinsame Entwicklung von Projekten vorantreiben. So werden Kooperation, Kommunikation und Co-Kreation gefördert und viele Informationen sehr schnell transparent und für alle verfügbar.


Bei all der Komplexität unseres Alltags ist es wichtig, dass wir Informationen smart austauschen. In der üblichen E-Mail-Flut gehen sie schnell unter und können auch nicht zielgruppengerecht aufbereitet werden. Dagegen können Mitarbeitende Informationen in IDA lesen und auf sie reagieren, wann und wo sie wollen.
IDA ist nicht nur informativ, sondern, wie ich finde, auch sehr wertschätzend. Wer freut sich nicht über ein öffentliches „Daumen-hoch“-Emoji, über eine Info oder auch über einen Kundenerfolg. Wichtig sind Rückmeldungen und Feedback. Fragen erlauben es, Wissenslücken zu schließen, die früher einfach bestehen geblieben wären – wir wissen jetzt viel mehr und vor allem wissen wir es schneller. Auch die Vertrautheit untereinander steigt, denn vieles wird beispielsweise mit persönlichen Bildern von Teamtreffen, Kundenarbeitskreisen oder individuellen Erlebnissen angereichert und geteilt.
Auch für mich war es ein Lernfeld, denn ich gehöre nicht zu den Digital Natives. Es ist mir enorm wichtig, unseren Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen. Insofern habe ich gern gelernt, wie man Blog-Artikel und Beiträge so formuliert, dass sie für die Lesenden ansprechend und informativ sind und gleichzeitig einen Austausch ermöglichen durch die Kommentarfunktion. Ich kann diese Art des Intranets auf jeden Fall empfehlen!