Das wirkmächtige Mitmach-Intranet: Mitarbeitende sind die neuen Kommunikatoren

In vielen Unternehmen hören wir: „Wir haben keine Zeit, schon gar nicht für die Mitarbeit an einem Intranet-Projekt.“ Erfahrungsgemäß ist es dann am besten, ausschließlich mit engagierten Freiwilligen in kleinen Schritten zu starten, die Arbeit auf viele Schultern zu verteilen und durch Selbstorganisation die Motivation zu fördern.

So wurde das Intranet der AKDB – liebevoll IDA genannt – von Freiwilligen als neue digitale Heimat gebaut. Das Projektteam unter Leitung von Nicole Fiedler legte das Fundament mit Strukturen, Design sowie Rollen- und Rechtekonzepten. Es erstellte die für den Start notwendigen Seiten, z. B. die Unternehmensseite, den Newsroom, die Gesundheitsseite und Seiten zu einzelnen Organisationsbereichen. Der Ausbau und die Gestaltung anderer Seiten erfolgte erst nach dem Launch von IDA durch jeweilige Themenverantwortliche mit Unterstützung des Projektteams, sodass auch hier galt: starten und kontinuierlich ausbauen.

Das Intranet-Projektteam arbeitete dabei immer mehr selbstorganisiert – gecoacht von Steffi Gröscho. Die Kolleg*innen in der mitlernenden Organisation übernahmen später die von den Projektbeteiligten vorgelebten neuen digitalen Arbeitsweisen.

Mitarbeiterermächtigung

Interne Kommunikation ist heute für mehr verantwortlich als nur für interne Kampagnen und die Verbreitung von Unternehmensnachrichten. Genauso wie Team- und Organisationsentwicklung von vielen in der Organisation und nicht nur von Personalabteilung verantwortet wird.

Deshalb haben wir mit dem Intranet wertvolle Impulse zur Kulturentwicklung gesetzt, z. B.:

• Zum Launch konnten die Mitarbeitenden einen Videobeitrag zu einer IDA-Lego-Challenge einreichen: „Was wünscht ihr IDA?“ Viele Legosteine wurde zusammengebaut nach dem Motto „Gemeinsam gestalten – gemeinsam verbinden“.
• Die IDA-Challenge setzte Impulse zur digitalen Kulturentwicklung. Unser Poster zur COYO-Challenge (jetzt Haiilo) bereitete dafür die Grundlage.
• In der Community „Bilder des Tages“ fand die Urlaubsfoto-Challenge statt, damit es in IDA AKDB-weit „menschelt“ und das Intranet niedrigschwellig genutzt wird.
• Texte auf der Startseite kommen nicht nur von der Internen Kommunikation, sondern jede*r darf Texte für die Startseite verfassen. Einzige Bedingung: Der Inhalt muss für alle oder zumindest viele im Unternehmen inkl. der Töchter relevant sein.
• Interviews mit Kolleg*innen auf der Startseite geben Anlass zur Reflexion über sich selbst, das Team und die Organisation.
• Ein Artikel „Du bist großartig“ rückt B. das Thema Wertschätzung in den Mittelpunkt und dankt gleichzeitig verschiedenen Kolleg*innen. Seitdem wird auf das Danke-Sagen viel Wert gelegt.

Nach anfänglichem Zögern bemerkten die Mitarbeitenden, dass sie IDA mitgestalten können und dass ihre Kommunikation wirksam ist. Denn hier können sie informieren, Feedback einholen, Lösungen diskutieren und Erfolge kommunizieren. Dieses Mehr an Transparenz ist entscheidend, um Silos abzubauen und Hierarchien abzuflachen.

Die Nutzer*innen erleben sich auf redaktionellen Seiten und in Communitys als Entwickler*innen der Unternehmenskultur und nutzen IDA als wirkmächtiges Instrument.

Der Vorstand weiß, dass ein lebendiges Mitmach-Intranet ein tolles Führungswerkzeug ist, denn führen heißt kommunizieren. In der hybriden Welt bedeutet das informelle und emotionale digitale Kommunikation auf der Plattform.

Die aktivste Nutzerin in der Startphase des Intranets ist die Vorständin Gudrun Aschenbrenner. Sie reagiert auf fast jeden Beitrag und lebt damit die neue gewünschte digitale Kultur vor. Einmal pro Woche veröffentlicht sie oder ihr Vorstandskollege Rudolf Schleyer auch einen Beitrag im Vorstandsblog.

Für Führungspersönlichkeiten ist die Einführung und Nutzung einer Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform eine doppelte Herausforderung: Einerseits haben sie oft das Gefühl, keine Zeit für eine weitere Aufgabe zu haben, oder sie sind noch nicht Social-affin. Andererseits wird von ihnen erwartet, dass sie ihr Team digital führen.

Ein Intranet wird wirkungsvoll, wenn wir unsere Haltung erweitern. Deshalb bereiten wir Führungspersönlichkeiten auf das digitale Führen vor. Wir sprechen darüber, wie die Plattform Entlastung im Führungsalltag bringen kann, wie unsere Haltung den Blick auf das neue Tool und unser Team prägt, wie wir in Intranet-Beiträgen die Teamentwicklung fördern und was wir künftig weglassen können, um Entlastung zu spüren.

Wichtige Erkenntnis: Je mehr entscheidende Informationen die Mitarbeitenden im Intranet erhalten, desto mehr sind sie geneigt, Verantwortung zu übernehmen, was wiederum Führungspersönlichkeiten entlastet.