INTRAversität, (Vor-)Lesung 3: Inspirationen – Neue Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit

Liebes Auditorium, welche Möglichkeiten für eine moderne Kommunikation gibt es?Was kann Technik heute und was hat sich bisher bewährt? Ein klein wenig Inspiration bieten die heutige (Vor-) Lesung und folgender Film:

Können Sie sich an den Beginn zurückliegender Intranet-Projekte erinnern? Was gab den Anstoß dazu, über moderne, vernetzte Arbeitswelten nachzudenken? In der Regel handelt es sich nicht um die Entscheidung, eine IT-Lösung einzuführen, sondern es gibt konkrete Veränderungsbedarfe in einer Organisation. Social Intranet ist nie Selbstzweck, sondern ein Mittel, um die neuen Anforderungen besser zu erfüllen. Doch was sind die neuen Anforderungen, die auf Organisationen so tiefgreifend einwirken, dass sie die Arbeitsweisen von Menschen grundlegend verändern können?

Der Film zeigt, wie modernes Arbeiten heute aussehen kann. Das ist ein weiter Weg bis dahin. Beginnen wir mit Basis-Features, die man inzwischen in fast jedem Intranet findet und die meiner Ansicht nach beim Start jedem Team zur Verfügung gestellt werden sollten.

Dokumentencenter

In modernen Intranet-Lösungen lassen sich Dokumente transparent und aktuell für alle Berechtigten bereitstellen. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten, zudem kann auf ältere Versionen zurückgegriffen werden. Komfortabel sind Sortiermöglichkeiten und eine Dokumentenvorschau.

Aufgabenliste

Aufgaben können in einer Aufgabenliste des Teams zentral gesammelt und Bearbeitern zugewiesen werden. Der Fortschritt der Aufgabenbearbeitung ist so dokumentiert und verfolgbar. Dadurch hat jeder Mitarbeiter einen guten Überblick über den aktuellen Arbeitsstand des Teams. Die Daten können in einer Timeline visualisiert oder in Excel überführt werden.

Suche

Die Suche ermöglicht das schnelle und zielgenaue Finden von Informationen, Dokumenten oder Autoren. Durch die Filter Möglichkeit, nach Ergebnistyp, Website, Autor, Datum und Stichwort zu filtern, wird das Ergebnis verfeinert. Es gibt nichts, was im Intranet nicht gefunden werden könnte.

Profilseite

Auf der Profilseite bzw. der MySite kann sich der Anwender seinen Kollegen mit einem persönlichen Profil präsentieren (Foto, Position, Kontaktdaten, Expertise, Interessen etc.). So kennt jeder jeden schon einmal vom Sehen – und es fällt leicht, einen Experten zu einem
bestimmten Thema zu finden. Auf der MySite in SharePoint laufen zudem die persönlichen Aufgaben aus allen Arbeitsräumen und alle abonnierten Informationen zu ausgewählten Personen und Themen zusammen. Wer mag, kann seinen Kollegen auch transparent anzeigen lassen, welches Dokument er bearbeitet hat, welche Themen er interessant findet oder welchen Personen er folgt. Das fördert weitere Synergien!

Social Features

Die Kernpotenziale des Social Intranets sind zweifellos die transparente Kommunikation und der dynamische Wissensaustausch. Dazu braucht es die Social Features.

Microblogging oder Newsfeed

Zum Austausch aktueller Informationen eignen sich Microblogging oder Newsfeed. Über diese Dienste kann man kurze Nachrichten und Kommentare veröffentlichen sowie Fotos, Videos und nützliche Links zu Dokumenten oder Seiten inner- und außerhalb des Intranets einstellen.

Activity Stream

Mithilfe des Activity Streams kann sich der Nutzer über den aktuellen Stand im Netzwerk informieren – über dieses Tool sieht er, was im Projektraum und im gesamten Intranet passiert. In chronologischer Reihenfolge enthält ein Activity Stream kurze Statusinformationen über neue Beiträge oder geänderte Dokumente im Intranet.

Liken, kommentieren, teilen

Einige der Social Features, die wir bereits aus den sozialen Medien kennen und die viele von uns täglich verwenden, sind das Liken, das Kommentieren und das Teilen. Wenn ein Mitarbeiter einen Beitrag im Newsfeed oder in der Community veröffentlicht hat, können andere Community-Mitglieder den Beitrag oder einzelne Antworten darauf mit „Gefällt mir“ markieren. „Gefällt mir“-Bewertungen stellen eine Methode dar, öffentliche Anerkennung oder Einverständnis mit einer Nachricht zum Ausdruck zu bringen. Oft heißt ein „Like“ auch einfach nur: „Ich habe die Nachricht gelesen.“ Kommentare geben dem Ersteller eines Beitrags ein direktes Feedback. Durch das Teilen eines Eintrags verbreitet ein Nutzer eine Information innerhalb seines Netzwerks.

Taggen und folgen

Ein ebenfalls bekanntes und häufig genutztes Feature ist das „#Taggen“, also eine einfache und schnelle Art, eine Verschlagwortung vorzunehmen bzw. zu ergänzen, denn ein Nutzer kann den Beitrag eines anderen auch nachträglich taggen. Ebenfalls aus sozialen Medien kennen wir die Funktion des Folgens. Als Social Tool bedeutet es, dass der Nutzer bewusst auswählen kann, über welche Aktivitäten und Aktualisierungen er im Newsstream informiert werden möchte. Es ermöglicht die Vernetzung mit Kollegen und das Abonnieren von Statusänderungen aus Zusammenarbeitsräumen.

Blogs und Communities

Blogs und Communities gehören zur Meinungsbildung und zum gegenseitigen Austausch – sowohl im Internet als auch im Social Intranet. Blogs sind ein gutes Mittel, um Wissen an andere weiterzugeben oder ein Stimmungsbild zu vermitteln. Zudem kann ein Blog helfen, mit gutem Beispiel voranzugehen, wenn er beispielsweise regelmäßig vom Management geführt wird. Communities dagegen geben Raum für Diskussion und Kommunikation zu einem bestimmten Thema. Ob ein Austausch zum Qualitätsmanagement oder die Organisation der Laufgruppe – jeder findet sein Forum.

Ratings

Ratings und die Bewertung von Dokumenten helfen Benutzern, eine eigene Klassifikation der Inhalte vorzunehmen und damit wichtige und wertvolle Informationen besser auffindbar zu machen.

Fragen?

Welche Trends sind absehbar?

Trends in diesem Bereich gibt es viele, alle aufzuzählen würde den Rahmen dieser (Vor)Lesung sprengen. Etwas, das mir jedoch immer häufiger begegnet, ist der Wunsch nach besserer und tieferer Vernetzung. Ein Beispiel für tiefere Vernetzung und ihre Visualisierung ist Office Graph, ein dazulernendes System von Microsoft. Es kann Inhalte und Aktivitäten von Nutzern analysieren und Beziehungen zwischen ihnen darstellen, um für jeden Nutzer relevante Inhalte anzuzeigen. Die Suche lernt den Benutzer kennen und bietet ihm aktiv Dinge an, die er in seinem aktuellen Arbeitsprozess benötigt. Die auf Office Graph basierende personalisierte App „Delve“ stellt für den Benutzer relevante Inhalte proaktiv und individuell passend zusammen und bereitet sie visuell ansprechend auf. Somit sind wichtige Informationen im Unternehmensalltag schnell zur Hand und abrufbereit.

Das war’s für heute! Haben Sie eine Vision von Ihrem Arbeitsplatz der Zukunft? Dann lassen Sie uns beim nächsten Mal darüber sprechen.

Weitere Leseempfehlungen:

Zur tieferen Vernetzung:
Auf Office Graph basierte Apps, wie aus Projekt Oslo Delve wird.

Making an Impact at Work: 

Bildquelle:
OfficeBlog.at 

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