Babetteria 42: Social-Intranet-Einführung mit Methode – Handlungsleitfaden für die Projektpraxis

Still war es geworden in meiner Babetteria. Nein, nicht weil ich mir beim letzten User Training  eine Schreibhand verletzt habe. Ich habe online nichts von mir hören lassen, weil ich zusammen mit Steffi Gröscho, Claudia Eichler-Liebenow, Regina Köhler und weiteren hochkarätigen Experten aus der Social-Intranet-Praxis ein 326 Seiten starkes Buch verfasst habe.
Es ist eine Handlungsempfehlung für alle, die ein Social Intranet zum Leben erwecken möchten. Damit kommt ein roter Faden in jedes Intranet-Projekt.

Apropos Faden. Manch einer wird vielleicht denken, es entstehen in solchen großen, sich oft über ein Jahr ausdehnenden Projekten, schon ohne Faden genügend Verwirrungen und Verstrickungen. Und damit genau das nicht passiert, ist eine methodische Schrittfolge ein echte Hilfestellung.

Aber bitte mit Methode

Die Vorteile eines methodischen Vorgehens liegen auf der Hand:

  1. Mit Hilfe klarer Projektschritte hat das Projektteam eine Übersicht über das gesamte Projekt, kann sich aber auf die jeweiligen Arbeitspakete der einzelnen Phasen konzentrieren. Das reduziert die Komplexität und vermeidet lange Anlaufphasen mit „Learning by doing“.
  2. Ein sorgfältig gegliedertes und aufgesetztes Projekt ist der beste Schutz gegen Probleme im weiteren Projektverlauf.
  3. Eine gute Methode folgt dem Trichter-Prinzip: Sie denkt groß und drei Jahre voraus, konzentriert sich im Handeln aber auf kleine Projektschritte und angemessen an Budget und Ressourcen.
  4. Jede Berührung mit dem Projekt sollte positiv für die Führungskräfte und Mitarbeiter erlebbar sein. Ein perfekter Plan steuert auf solche Berührungspunkte, wichtige Meilensteine und Erfolgserlebnisse hin.
  5. Ein gute Schrittfolge für eine Intranet-Einführung bindet andere Projekte ein und verhilft Ihnen zum Gelingen – egal ob ein Meetingraum die Meetingkultur spürbar verbessert, eine Community neue Innovationen generiert oder ein integriertes Lernmanagementsystem den Wissenstransfer fördert.

Das entscheidende an der perlrot-Einführungsmethode, die sich als perlroter Faden durch das gesamte Buch zieht, ist jedoch, dass sie konsequent die künftigen Nutzer in den Mittelpunkt stellt.

Alle beteiligen Personenkreise werden frühzeitig in das Projekt einbezogen: Geschäftsführung, Management, Betriebsrat, Fachabteilungen, Mitarbeiter, Standorte. Erwartungen, Anforderungen und Ideen der verschiedenen Anspruchsgruppen werden ermittelt und fließen sowohl in die Projektplanung als auch in die Entwicklung der technischen Lösungen ein. Grundlage für die Bildung von Prioritäten ist immer sowohl der Nutzen aus Sicht des Unternehmens als auch der Nutzen aus Sicht der Anwender.

Das schafft Rückenwind und erhöht bereits in der Einführungsphase die Akzeptanz der neuen Plattform. Die IT sichert sich damit ab und kann bedarfsgerecht Lösungen bereitstellen, die wirklich gebraucht und benutzt werden.

Bei der Aktivierung der Führungskräfte und Mitarbeiter setzt die Methode auf das Treibermodell: Positive Kräfte im Unternehmen werden identifiziert und genutzt, um mit wenig Reibungsverlust schnell erste Pilotgruppen-Erfolge zu generieren, die auf die übrigen Bereiche und Mitarbeiter ausstrahlen. Bedenken können so über konkrete nachweisbare Erfolge frühzeitig ausgeräumt werden.

Sechs Phasen bis zum Gelingen

Die sechs Schritte zur Einführung eines Intranets der perlrot-Methode führen Sie durch das Buch und damit von der ersten Idee bis weit über den Launch Ihrer Intranet-Plattform hinaus.

Phase 1: Träume

Wie jedes Vorhaben beginnt auch ein Social-Intranet-Projekt mit einer Vision: Welche neue Qualität wird unser Unternehmen haben, wenn unsere neue Plattform für moderne Kommunikation und Zusammenarbeit fest verankert ist? Was wird sich in der Zusammenarbeit und Kommunikation ändern und wo stehen wir durch Social Intranet in drei Jahren? Danach erfolgt Basisarbeit: Die Projektorganisation wird aufgestellt, Verantwortlichkeiten werden festgelegt, wichtige Befürworter aus allen Teilen des Unternehmens gewonnen und die entscheidenden Barrieren identifiziert, die den Projekterfolg gefährden könnten. Ein sorgfältig aufgesetztes Projekt ist der beste Schutz gegen Probleme im weiteren Projektverlauf. Diese Phase benötigt daher ausreichend Aufmerksamkeit und Weitblick. Wenn das Projekt gut aufgesetzt ist, ist die erste Phase erfolgreich abgeschlossen.

Phase 2: Analysiere

Nachdem in der ersten Phase das Projekt aufgesetzt wurde, geht es nun in die Analysephase. Welchen Bedarf haben Unternehmen und Nutzer? Was konkret möchten Anwender in ihrem neuen Intranet vorfinden? Welche Workflows und Prozesse sollen im Intranet abgebildet werden? Die Mitarbeiter als zukünftige Nutzer werden spätestens in der Analysephase ins Boot geholt und mit ihren Ansprüchen an das Intranet erfasst. Erste Lösungsansätze werden aufgezeigt. Wenn durch den Analyseprozess ein Überblick über zukünftige Anforderungen an die Arbeit im Social Intranet geschaffen wurde und alle bis zu diesem Zeitpunkt ermittelten Anwendungsszenarien systematisiert vorliegen, ist die zweite Phase beendet. Die Ergebnisse dieser Phase bilden die Basis für eine fundierte Entscheidung zur finalen Technologie und zur Art des zukünftigen Betriebs der Plattform in Phase 3.

Phase 3: Plane

In der dritten Phase erfolgt die fachliche und technische Spezifizierung der Lösung. Wichtige Funktionalitäten und Features werden geprüft. Hier entscheidet sich endgültig, welche Software für das Intranet eingesetzt wird. Danach können die Pläne für die Entwicklung und Einführung aufgestellt werden – von den technischen Plänen über den Personalentwicklungsplan bis hin zum Mitarbeiteraktivierungsplan. Jetzt sind die Kosten auch genauer kalkulierbar. Wenn der weitere Projektablauf bis einige Wochen nach dem Launch des neuen Intranets grob geplant ist, ist die dritte Phase erfolgreich absolviert.

Phase 4: Baue

In der vierten Phase werden Navigations-, Informations- und Rechtestruktur angelegt. Die Infrastruktur wird bereitgestellt, erste Prototypen werden gebaut und die Lösung wird entwickelt. Während der Lösungsentwicklung ist ausreichend Zeit für die Anfertigung von Kommunikations- und Trainingsmaterialien, die spätestens ab Phase 5 benötigt werden.
Wenn die Lösung installiert ist, ist die 4. Phase beendet.

Phase 5: Erprobe

Noch vor dem Start folgen funktionale und technische Tests. Erste Pilotgruppen können die Lösung in ausgewählten Bereichen testen und die neuen Arbeitsweisen erproben. Maßnahmen zur Personalentwicklung sowie Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen gehen in ihre intensivste Phase. In dieser Phase erfolgt auch die erste Inhaltsredaktion und ggf. die Durchführung von Migrationen. Wenn das ganze Unternehmen für den Rollout vorbereitet ist und Fehler in der Software beseitigt sind, ist die fünfte Phase erfolgreich abgeschlossen.

Phase 6: Nutze

Mit einem würdigen Einführungsszenario wird das Social Intranet gestartet. Die Nutzer werden motiviert, aktiviert und mit zahlreichen Supportmaßnahmen in den Arbeitsalltag begleitet. Abschließende Evaluationsmaßnahmen lassen Verbesserungspotenzial erkennen. Wenn das Intranet technisch einwandfrei läuft, von allen Anwendern aktiv genutzt wird und die Betreuung des Intranets etabliert ist, kann die sechste Phase und damit das Projekt abgeschlossen werden.

Also, worauf warten Sie noch? Finden Sie eine klare Linie für Ihr Intranet-Projekt. Krempeln Sie mit uns die Ärmel hoch und dann geht’s los. Hier gibt es eine Leseprobe von „Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben“.

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Zur Vorbereitung von #Intranet- oder #DigitalWorkplace-Projekten kann man Bücher lesen und Webinare besuchen. Doch oft fehlen eigene Projekterfahrungen. Das wird ab jetzt anders: https://t.co/P0bct0sJzD
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Montag, Mai 11th, 2020 at 1:03pm
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Mein Beitrag: Mitarbeiterbeteiligung im Krisen-Handling, hinter dem die Energie des #WirVsVirus, steckt - ganz ohne Lösung in einer Software. Inzwischen praxiserprobt.
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Mein persönlicher: perlrot lackierte Fingernägel sind ein echter Hingucker ;o) https://t.co/KwiEPz93vp
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