Babetteria 50: Status quo zum Thema Social Intranet/Digital Workplace und acht Impulse für das neue Normal

Drehen wir das Rad der Digitalisierung zurück auf den Stand von 2012 oder besinnen wir uns auf Erreichtes?

1. Summary

Corona-Krise 2020: Digitalisierung ist in aller Munde. Viele Unternehmen, Institutionen und auch Privatpersonen haben durch Lockdown, Homeoffice und vielfältige wirtschaftliche, aber auch kulturelle Angebote im Web, die durch Digitalisierung entstandenen Möglichkeiten zu schätzen gelernt. Die Qualität der Einführung von Social Intranet/Digital Workplaces scheint aber bei vielen Unternehmen wieder abzunehmen. Warum das so problematisch ist, möchte ich im Folgenden darlegen und von den Anfangszeiten des Intranets erzählen sowie von Risiken und Chancen des Status quo aus meinen Projekt-Erfahrungen berichten.

  • Ein Blick auf die Entwicklung von Projekten im Bereich Social Intranet/Digital Workplace zeigt, dass Corona grundsätzlich Software-Einführungen pusht, aber die Nutzer*innen oft auf der Strecke bleiben!
  • Auch während einer Pandemie gilt: 80% des Erfolgs bei der Einführung einer sozialen Plattform macht die Kulturentwicklung Nur 20 % sind IT.
  • Es gibt keinen besseren Anstoß für eine nachhaltige, tiefgreifende Entwicklung des Unternehmens als die Einführung einer Plattform für digital vernetzte Zusammenarbeit!
  • Tool-Trainings und Kommunikationskampagnen fördern zwar User-Adaption, bewirken aber noch keinen echten Wandel des Arbeitens.

2. Am Anfang war ein Schneesturm. Oder: Wie ich zur Retterin von Intranet-Usern wurde

Als ich meine ersten Berührungspunkte mit Intranets hatte, war ich mit perlrot noch als Agentur für Marketing und Kommunikation unterwegs. Im Winter 2012 saß ich dann eingeschneit auf der Plattenalm im Zillertal, konnte nicht vor die Tür und kam bei Kaiserschmarrn mit Vanillesoße mit Herrn Kühn ins Gespräch. Herr Kühn regte sich mächtig über sein Intranet auf. Frisch eingeführt, waren gerade mal 27 % der Mitarbeiter*innen aktiv.

„Haben Sie denn eine schöne Kommunikationskampagne gemacht und den Nutzer*innen Support-Material zur Verfügung gestellt?“, war meine erste Frage, also die typische Reaktion einer Kommunikationsfrau.

Um es kurz zu machen: Ich verhalf Herrn Kühn zu einem Anstieg der Nutzungsstatistiken, wusste aber auch: Den Nutzer*innen einfach eine Plattform vorzusetzen erzeugt eher Widerstand als Mitmach-Elan. In Folgeprojekten lernte ich: Ein fades Intranet schmeckt durch Übergießen mit kommunikativer Vanillesoße auch nicht besser. Die Nutzer*innen hatten damals überdies noch unter unschönen Designs, unzureichenden Inhalten und fehlenden Trainings für den Collaboration-Teil zu leiden!

Ich spezialisierte mich also 2012 mit perlrot auf die Einführung von Social Intranets und wollte künftig ganze Belegschaften vor „böser Technik und technikverliebten Nerds“ retten. Ich gebar Intranet-Babett, bändelte mit den SharePoint-Jungs an, interviewte unzählige Intranet-Verantwortliche für meinen Blog „Babetteria“ (www.perlrot.de/blog) und entwickelte die perlrot-Methode zur Einführung von Social Intranets.

Die Kommunikationslandschaft um mich herum veränderte sich in den Folgejahren zusehends, Projekte gewannen an Qualität – bis im Frühjahr 2020 Corona kam. Und mit Corona kam mein Déjà-vu.

3. Technik – dann eine Weile nichts

Klassische Intranet-Projekte waren anfangs in der Regel IT-Projekte. Meist entschieden IT-Verantwortliche über eine Software und rollten sie aus. Ergebnis: Es gab einen neuen Kanal für die Kommunikation im Unternehmen. Gelegentlich begleitete die Kommunikationsabteilung die Einführung mit einer Kampagne und war verantwortlich für Intranet-Inhalte. Mit viel Glück gab es Tool-Trainings.

Die technischen Entwicklungen gingen rasant voran, und was sich im Internet bewährte und im privaten Alltag durchsetzte, fand man rund zwei Jahre später auch in Intranets wieder. So gewann mit der Entwicklung des Web 2.0 ab 2008 das Social Intranet zunehmend an Bedeutung.

Der Start von SharePoint 2013 befeuerte diese Entwicklung. Es kam eine Zeit, da durfte ich dreimal pro Tag den Begriff Social Intranet erklären und diskutierte mit Führungskräften und Betriebsräten, ob man den Like-Button als Chance für positives Feedback und Motivation sieht oder Kommentar- und Like-Funktionen ausblendet.

Es ging nicht mehr nur um die Integration von Informationen und Prozessen, sondern auch um Abstimmungen, Austausch, Feedback und Collaboration. Damit änderte sich auch die Rolle der Intranet-Verantwortlichen: Sie wurden zu Förder*innen des Dialogs zwischen Nutzer*innen und Führungskräften. Neben der Redaktion (Zusammenstellung und Veröffentlichung von unternehmensweit relevanten News) waren sie fortan auch für Kommunikationsberatung (Unterstützung des Managements), Coaching (Einarbeiten der Redakteur*innen), Qualitätssicherung (Einhaltung von Social Media Guidelines) und Community Management (Anregen von Diskussionen und Zusammenarbeit) verantwortlich.

2013 öffnete eine Studie des Gartner-Instituts vielen die Augen: 80 % des Erfolgs bei der Einführung einer sozialen Plattform hängen vom Wandel der Arbeitsweisen und der Organisationsentwicklung ab. Nur 20 % sind IT. Diese Erkenntnis sorgte für die Legitimation von Maßnahmen über die technologische Seite eines Projektes hinaus. Sie hatte auch Auswirkungen auf unsere Arbeit. Wir riefen nie große Change-Projekte aus, sondern integrierten den Wandel in den Arbeitsalltag. Diesen Ansatz beschrieb ich mit Co-Autor*innen aus der Praxis 2015 im Buch „Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Intranet zum Leben“. Endlich war eine Zeit gekommen, in der Ressourcen für die entscheidenden 80 % Projektanteil nicht mehr hinterfragt wurden.

 

 

Dass Change der erfolgsversprechendere Ansatz war (und ist), zeigte sich auch daran, dass ab dieser Zeit zunehmend mehr IT-Dienstleister neben den Software-Dienstleistungen Maßnahmen zur User-Adoption anboten, die allerdings meist nicht weit genug gingen. Denn Tool-Trainings und Kommunikationskampagnen bedeuteten zwar eine Annahme der Plattformen, aber noch keine echte Transformation der Arbeitsweisen.

Seit dem Frühjahr 2020 – als Corona die Arbeitswelt von heute auf morgen auf den Kopf stellte – hat es allerdings den Anschein, dass so mancher IT-Verantwortliche mit dem Lockdown nun wieder geneigt ist, die 80 % Aufwand für die Organisations- und Arbeitsentwicklung einzusparen. Sätze wie „Jetzt führen wir erst mal die Technik ein. Das Verhalten kann man später immer noch ändern“ fallen nun wieder öfter, obwohl in den vergangenen Jahren belegt werden konnte, dass dieser Ansatz unergiebig ist. Die aus Sicht der IT „einfache“ Handhabung von Microsoft 365 verführt regelrecht zu einem schnellen Ausrollen und die Pandemien soll diese Praktik anscheinend legitimieren.

4. Change, Wandel, Transformation – nennen Sie es, wie Sie wollen, aber fokussieren Sie sich auf Haltung!

Die steigende Bedeutung von Team- und Projekträumen, die fortschreitende Digitalisierung, die Weiterentwicklung von Software, wachsende Anforderungen an Unternehmen und an die Art der Zusammenarbeit, die Verbreitung des New-Work-Gedankens und der intensive Fachaustausch von Projektteams und Einführungsbegleiter*innen – all das erhöht die Chancen und die Qualität von Einführungsprozessen. Digitaler Wandel und ein Kulturwandel gehen bei Projekten heute Hand in Hand. Solche Projekte sind erfahrungsgemäß am erfolgreichsten, wenn sie einer klaren Vision folgen, die Einführung mit einem höheren Ziel verbinden und Kulturveränderungen fördern.

Damit erweitert sich die Rolle des Intranet-Teams erneut. Während man anfangs froh war, dass ein Großteil der Nutzer*innen wenigstens Tool-Trainings erhielt, wird heute auch sehr viel am digitalen Skillset und vor allem am Mindset gearbeitet.

In erster Linie geht es in perlrot-Projekten daher nicht um die Einführung einer Plattform, sondern um das Einüben digitaler Kompetenzen und einer veränderten Haltung. Dafür bringen wir Erfahrung und Wissen über digitale Transformation und Kulturveränderungen ins Projektteam mit. Ein solches Projekt kann viel bewirken, gerade dann, wenn es Anstoß oder Katalysator für den digitalen Wandel im Unternehmen bzw. in der Organisation ist. Es gibt kaum einen besseren Katalysator für nachhaltige, tiefgreifende Entwicklungen im Unternehmen als die Einführung einer Plattform für digital vernetzte Kommunikation und Zusammenarbeit.

Haltung entscheidet – Martin Permantier (https://www.haltung-entscheidet.de/poster-haltung-entscheidet-2/)

Gewünschte Kulturveränderungen bei Plattform-Einführungen können sein:

  • Ein Wir-Gefühl sowie eine abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation und Vernetzung mit Kolleg*innen (Haltung: gemeinsam statt gegeneinander, auf Augenhöhe und gemeinsame Ziele)
  • Echte Wertschätzung und fördernde Feedback-Kultur (Haltung: andere voranbringen und loben statt „Ich kann es besser“)
  • Transparentes Arbeiten sowie Teilen von Wissen und Erfahrungen – vor allem über Generationsgrenzen hinweg (Haltung: geben statt nehmen)
  • Agilität, Streitkultur, Ideendiskussion, Neugier und Veränderungsbereitschaft (Haltung: Entwicklung von Neuem statt Bewahren von Altem, Mitbestimmung und Querdenken statt Rede- und Denkverbote)
  • Selbstverwirklichung unabhängig von Position, Karriereweg und Hierarchieebene (Haltung: sinnstiftendes, selbstbestimmtes Arbeiten und Selbstvertrauen fördern statt an vorgegebenen, starren Rahmen und Prozessoptimierungen festzuhalten)
  • Vertrauen (Haltung: Vertrauensvorschuss und positive Fehlerkultur statt Kontrolle und Kritik)

Das Aufspüren und die Entwicklung dieser Kultur- und Haltungsfragen zieht sich bei unseren perlrot-Projekten durch alle Maßnahmen.

5. Kommunikation ist zentral. Aber es gibt bessere Möglichkeiten als Plakate und Videos

Die oben beschriebene Veränderung von Intranet-Projekten bedingt eine neue Form der Kommunikation. Anfangs lautete bei Intranet-Einführungen die Botschaft oft: „Wir führen eine neue Plattform ein und das sind die Vorteile.“ Filme, Plakate und alles, was das Kommunikationsorchester bespielen kann, wurde aufgefahren. Jetzt steht die Vision im Vordergrund: „Das ist unsere Vision und das Intranet ist ein Werkzeug zur Umsetzung.“

Wir stellen die Nutzer*innen konsequent in den Mittelpunkt des Projekts. Einige sind bei den Anforderungsworkshops dabei. Andere entwickeln die Intranet-Seiten mit und werden später Redakteur*innen. Glücklicherweise sind einige Intranet-Lösungen so konzipiert, dass Anwender*innen ihre neue digitale Heimat kreativ selbst bauen und gestalten können (z. B. mit COYO). Somit entwickelt nicht mehr nur die IT oder der IT-Dienstleister das Projekt, auch die Nutzer*innen selbst arbeiten daran, denn das geht ohne Quellcode-Wissen. Systeme wie Slack, Microsoft 365 oder Confluence geben den Nutzer*innen vermehrt Möglichkeiten an die Hand, ihre Werkzeuge selbstständig, d. h. ohne IT-Abteilung, individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen!

 

Sehr erfolgreich machen wir Pilot-User*innen mit der neuen Art der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit vertraut, leben die neue Kultur vor und setzen Impulse. Die Leute abholen, mit ihnen ins Gespräch kommen, ihre täglichen Anwendungsfälle in die Software übertragen, mit ihnen gemeinsam an Dingen arbeiten, über Erfahrenes reflektieren ‒ all das halten wir für vordringlich. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Aufwand für die Aktivierung der Nutzer*innen beim Launch durch kommunikative Maßnahmen von Plakaten über Broschüren bis hin zu aufwendigen Videos deutlich reduziert werden kann, wenn die Redakteur*innen und Pilotteilnehmer*innen selbst zu überzeugenden Kommunikator*innen werden.

Mit dieser Strategie fuhren wir bis vor Kurzem am besten, denn sie förderte echte Haltungs- und Kulturveränderungen. Ich hatte das Gefühl, dass sich neue Qualitätsstandards in Projekten zunehmend durchsetzten. Es freute mich, wenn Kunden von sich aus echte Change-Begleitung anfragen und ich nicht erst Überzeugungsarbeit leisten musste. Auf dieser Basis lief es zunehmend besser. Bis März 2020.

6. Und dann kam Corona

Die Nutzung mobiler Endgeräte und die Anwendung von Cloud-Lösungen werden immer mehr zum Standard in Unternehmen. 2017 noch heiß diskutiert, haben die einstigen Cloud-Gegner*innen begriffen, dass einiges dafürspricht. Für den endgültigen Siegeszug von Software wie z. B. Microsoft Teams sorgte Corona. In einer einzigen Woche im März 2020 stieg die Nutzer*innenzahl durch Lockdown und Homeoffice von 32 auf 44 Millionen User*innen weltweit (Quelle: T3N 19.03.2020).

In den ersten Wochen während Corona handelten die IT-Abteilungen schnell: Geräte wurden für das Homeoffice bereitgestellt und Lösungen wie Microsoft 365 und COYO ausgerollt. Genutzt wurden vor allem Timeline, Chats und Online-Meetings. Manchmal gab es sogar im Homeoffice Online-Trainings. Dies geschah neben all den erheblichen Veränderungen, die mit der Pandemie einhergingen – von Hygieneregeln über Umsatzeinbrüche bis hin zur Kurzarbeit. Klar, dass da manches auf der Strecke blieb – leider auch die für den Erfolg so wichtigen 80 % für das Erlernen neuer Arbeitsweisen und die Organisationsentwicklung. Viele Organisationen agierten aufgrund von Ressourcenmangel wieder auf dem Entwicklungsstand des Jahres 2012. IT-Verantwortliche erzählten mir, sie seien in den letzten Monaten froh gewesen, Microsoft 365 ohne irgendwelche Verzögerungen einfach ausrollen zu können. Keiner von ihnen berichtete, dass dadurch eine neue transparente, vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeitskultur entstanden wäre und die Softwaretools vollumfänglich genutzt würden.

7. Acht Impulse für das neue Normal

Die Frage ist nun: Wie können wir trotz Krisenstimmung, Einschränkungen bei Präsenztrainings und geringer Budgets Projekte mit Collaboration-Anteil so gestalten, dass Nutzer*innen von allen Vorteilen einer Software profitieren?

Folgende acht Impulse helfen uns, auch in schwierigen Zeiten Plattformen erfolgreich zu implementieren:

  1. Es gibt kaum eine bessere Chance auf nachhaltige, tiefgreifende Entwicklungen in einem Unternehmen oder einer Institution als die Einführung einer Plattform für digital vernetzte Zusammenarbeit. Mitarbeiter*innen sind hier unweigerlich im Tun und brechen ihre Arbeitsroutinen und Denkmuster auf. Wenn Sie jetzt digitalen Wandel, Software-Einführung und Kulturwandel Hand in Hand gehen lassen, können Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation auf das nächste Level heben.
  2. Während Social-Intranet-Umsetzungen, z.B. mit SharePoint, 2013 noch Jahresprojekte mit hohem Programmieraufwand waren, können Sie heute auf fertige Software-Lösungen zurückgreifen. Das heißt, dass Sie einen Großteil der einst notwendigen Ressourcen gar nicht erst aufwenden müssen.
  3. Der Entwicklungsstand vieler Software-(Cloud-)Lösungen macht das technische Ausrollen innerhalb weniger Tage möglich. Doch was nützt die beste Technik, wenn niemand sie beherrscht? Vor allem aber: Was bringt die beste Technik, wenn niemand ihre eigentlichen Vorteile nutzt? Das bedeutet: Gleichzeitig müssen die Weichen für eine neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit in der Organisation gestellt werden.
  4. Nutzer*innen sind auf die Vermittlung digitaler Kompetenz angewiesen. Eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit ist ein Werkzeug, dessen Gebrauch sie erst erlernen und dessen Sinn und Zweck sie erst verstehen müssen. Es braucht Maßnahmen für die Entwicklung des Tool-, Skill- und Mindsets.
  5. Heute haben Nutzer*innen mehr Erfahrung mit sozialen Netzwerken als noch 2012. Außerdem gehört ein immer größer werdender Teil zu den Digital Natives. Sie können bei der Planung also davon ausgehen, dass nicht alle Nutzer*innen das volle Maß an Trainings benötigen. Außerdem können nach einer intensiven Arbeit mit Pilotgruppen Nutzer*innen mit Vorerfahrungen den Staffelstab übernehmen und andere unterstützen.
  6. Wenn Sie Microsoft Teams nur für Online-Meetings nutzen oder COYO nur zum Lesen von Unternehmensnews, reicht eine kurze Einweisung in die Systeme. Doch sobald es um Team- oder Projektzusammenarbeit geht und Unternehmen die vollen Vorteile der Software nutzen wollen, müssen sie den Change-Part in Angriff nehmen.
  7. Präsenztrainings funktionieren aufgrund der Interaktion der Teilnehmer*innen im System und untereinander tatsächlich besser. Doch wenn es in Zeiten von Social Distancing und Homeoffice vermehrt Online-Trainings geben muss, spart dies auch Kosten durch die Möglichkeit einer größeren Zahl von Teilnehmenden. Wenn eingesparte Mittel in mehrere kleine Online-Coachings für den Aufbau des Mindsets investiert werden, sind Belegschaften bei gleichem Ressourceneinsatz besser auf die digital vernetzte Zusammenarbeit vorbereitet. Teilnehmer*innen können in Coachings über die Zusammenarbeit reflektieren, sich über Regeln abstimmen, Fragen stellen und Entwicklungen würdigen.
  8. Last but not least: Unternehmen können Ressourcen für Kommunikationsmaterialien sparen und sie stattdessen in die Pilotgruppenarbeit investieren. Die Pilot*innen verteilen ihre Botschaften im Unternehmen authentischer und glaubhafter – das Projektteam pusht derartige Botschaften parallel mit weniger Aufwand, nämlich digital in der neuen Plattform.

Beziehen Sie diese acht Impulse in die Planung Ihrer Social-Intranet- bzw. Digital-Workplace-Projekte ein! Digital vernetzte Kommunikation wird Sie hilfreich durch den Arbeitsalltag und durch Krisen führen und es besteht die gute Chance, mit motivierten, organisierten, vernetzten Mitarbeiter*innen gestärkt daraus hervorzugehen.

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Mittwoch, September 2nd, 2020 at 6:16pm
2012 (!) https://t.co/skIvH8SNzN musste ich den IT-lern ganz schön auf die Finger klopfen. Es wurde besser.
Aber 2020 müsste ich das wieder tun! https://t.co/3CdQEjJRFR
Mittwoch, September 2nd, 2020 at 6:02pm
Heute rief eine Dame aus der Kommunikationsabt. an. Der IT-Chef rollt demnächst einfach #Microsoft365 aus. Wenn sie noch ein bisschen Kommunikation machen will, könne sie sich ja was in SharePoint online bauen ... Grrrrrrr! https://t.co/OTogwFF3lW
Freitag, August 28th, 2020 at 7:02am
#Lernen auf den Kopf gestellt: "Normalerweise lernen wir, um etwas machen zu können. Im #Planspiel machen wir, um etwas lernen zu können."
https://t.co/iES7ptIdMS
#SocialIntranet
Dienstag, Juli 7th, 2020 at 5:42am
Kein Intranet-Planspiel ohne mich! https://t.co/04J1A8HlJ5
IntranetBabett photo
Steffi Gröscho @groescho
Zur Vorbereitung von #Intranet- oder #DigitalWorkplace-Projekten kann man Bücher lesen und Webinare besuchen. Doch oft fehlen eigene Projekterfahrungen. Das wird ab jetzt anders: https://t.co/P0bct0sJzD
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Freitag, Juni 19th, 2020 at 8:40am
"Liebi Mitarbeitendi, förs enorme Engagement DANKE!"
7. und höchste EMRAM-Stufe im Digitalisierungsgrad von Kliniken
#DigitalTransformation #DigitalWorkplace
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Freitag, Juni 5th, 2020 at 7:44am
Bei der digitalen Zusammenarbeit gewinnt Microsoft 365. Aber bei der Kommunikation für alle, die nicht am PC arbeiten, empfehlen wir COYO unseren Kunden sehr gern. Wer hätte gedacht, dass die Geschichte des Unternehmens mit Harry Potter begann?
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