Babetteria 45: New Work Places I – Warum neues Arbeiten neue Räume braucht

Die neue Arbeitswelt setzt seit einigen Jahren in hohem Maße auf unsere äußere und innere, zeitliche und räumliche Mobilität. Laut Stefan Rief, Leiter des Competence Centers „Workspace Innovation“ am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, werden derzeit 60 Prozent aller Tätigkeiten im Büro, 20 Prozent auf Dienstreisen und 10 bis 15 Prozent zu Hause erledigt. Flexibles Arbeiten wirkt sich nicht nur ausgesprochen positiv auf Leistung, Motivation und Produktivität der Mitarbeiter aus. Durch das Homeoffice und die sogenannte Vertrauensarbeitszeit brauchen nicht mehr alle Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz. Die Einsparungen von Büroflächen und den entsprechenden Kosten sind erheblich.

Der neue Vodafone Campus in Düsseldorf ist eines der größten Büroneubauprojekte der vergangenen Jahre und gilt als einer der modernsten Büro-Komplexe Europas. Hier haben nur noch wenige Mitarbeiter der 5.000 Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz, vielmehr teilt man sich das Arbeitsplatzangebot, das tätigkeitsspezifisch angeordnet ist. Das ist nicht weniger als der „Arbeitsplatz der Zukunft“, sagt Unternehmenssprecherin Ute Brambrink. Wie effizient das ist, belegen Zahlen aus den ähnlich organisierten Vodafone-Niederlassungen in Amsterdam und Maastricht: Bei gleichbleibenden Mitarbeiterzahl wurde die Fläche auf 45 Prozent reduziert, die Unterhaltungskosten sanken sogar um nahezu zwei Drittel. (Quelle: competition, Ausgabe 7)

Trotz des allgemeinen Trends zu flexiblen Arbeitszeiten und zum Homeoffice gewinnt das Arbeitsumfeld Büro, darin sind sich die meisten Experten einig, in qualitativer Hinsicht an Bedeutung. Einer Untersuchung von Bulwiengesa zufolge arbeiten 33 Prozent aller Erwerbstätigen in Büros. Ihre Anzahl ist von 13 Millionen im Jahr 2007 auf 13,6 Millionen Beschäftigte im Jahr 2012 gestiegen.

Was ist der Vorteil von Büros gegenüber anderen Arbeitsplätzen? Man kann sich direkt austauschen, hat meist mehr Platz und eine bessere Ausstattung als in der kleinen Homeoffice-Ecke, wo man von allerlei familiärer Ablenkung gestört wird. „Büro ist kein fester Ort mehr, vielmehr eine Art des Arbeitens und der Kommunikation“, heißt es dazu bei combine Consulting, eine Unternehmensberatung, die neue Wege bei der Gestaltung von Arbeitswelten geht. Bei der Einrichtung von Büros, in denen wir einen großen Teil unseres Lebens verbringen, geht es um mehr als das optimale Arrangement von Flächen. Es geht um Kommunikation, Mitarbeitermotivation, Arbeitsplatzattraktivität und die Steigerung von Leistung und Effizienz.

Je unsteter das Arbeitsleben wird, umso größer wird der Bedarf an Raum für Kreativität, Interaktion und Entspannung. Prof. Michael Kastner, Leiter des Instituts für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin in Herdecke, Berlin und Amerang, der auch Firmen bei der optimalen Gestaltung des Arbeitsumfelds berät, meint dazu: „Die Welt wird immer dynamischer und komplexer und die langsame Evolution des Menschen kann dieser Entwicklung nicht folgen. Unsichere Lebens- und Arbeitsumstände führen immer häufiger zu Burnout und Depression.“ (Quelle: competition, Ausgabe 7) Kündigungen und Erkrankungen verursachen bei den Unternehmen enorme Kosten, die mit einfachen Mitteln reduziert werden könnten, wenn die Arbeitswelt für positiv besetzte Stabilität steht. Idealerweise sogar für eine Heimat. Dadurch werden die Ökonomen zum Umdenken gezwungen: statt auf repräsentative Fassaden ihrer Gebäude müssen sie auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter achten. Und das wiederum führt zu einer neuen Architektur.

„Die Gestaltung von innovativen und innovationsförderlichen Arbeitsumgebungen stellt (…) ein mächtiges Managementinstrument dar, um den steigenden Anforderungen aus Mitarbeiter- und Unternehmensperspektive erfolgreich zu begegnen“, schreibt das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart auf der Startseite seines Forschungsprojektes Office 21; und belegte den Zusammenhang zwischen „Office-Design“ und „Office-Performance“ mit einer eindrucksvollen Zahl: Demnach sorgt eine durchdachte Bürogestaltung für 36 Prozent mehr Leistung der Mitarbeiter. Wenn das kein Argument für eine Auseinandersetzung mit diesem Thema ist!

Bürogestaltung und ihre soft facts wie Akustik, Materialität, Haptik, Licht und Farbe werden zu harten Erfolgsfaktoren, weil sie die Motivation der Mitarbeiter und ihre Identifikation mit dem Unternehmen steuern. Arbeitsbedingungen hängen auch von Funktionalität und Ergonomie des gesamten Arbeitsumfelds ab. Von der Büroausstattung mit verstellbaren Tischen, Lampen mit speziellem Licht und der Gliederung der Fläche in bestimmte Arbeits- und Ruheareale. Das Ambiente hat einen wesentlichen Anteil daran, ob sich Mitarbeiter wohl und fühlen und motiviert arbeiten.

Dr.-Ing Martin Kleibrink, Architekt, Unternehmer und Gastdozent an der Zürcher Hochschule für angewandte Wissenschaften plant innovative und nachhaltige Bürokonzepte. Für ihn sind optimale Arbeitsbedingungen ein wesentlicher Faktor für die Erbringung von Leistungen: „Es kommt darauf an, Menschen nicht als Kostenstelle zu betrachten, sondern als den wesentlichen Produktivitätsfaktor. Der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens liegt in der Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft seiner Mitarbeiter, nicht in optimierten Quadratmetern.“ (Quelle: competition, Ausgabe 7)

Kommunikation findet nach Einführung einer Unternehmensplattform (Social Intranet) oft über Newsfeed und in Diskussionsforen statt. Man muss nicht zwei Wochen auf das nächste Meeting warten, um etwas zu besprechen, sondern kann zeitnah den Austausch mit den Kollegen suchen. Dadurch erlangen Meetings, die häufig mit dem bloßen Organisieren von Informationen vergeudet wurden, wieder ihren eigentlichen Zweck zurück: das gemeinsame Arbeiten an Herausforderungen und Fragestellungen, das kreative Arbeiten an Ideen und vor allem die Beziehungspflege zwischen den Mitarbeitern. Meetings können wieder etwas Großartiges sein – in einem entsprechenden Ambiente!

Der Trend zu offenen, multifunktionalen Bürolandschaften ist unumkehrbar. Die Büros von morgen passen sich dabei den unterschiedlichen Arbeitsplatzszenarien und ihren entsprechenden Tätigkeiten an. Indem sich die Mitarbeiter vielfältige Platzangebote teilen, wird die Bürofläche intelligenter ausgenutzt. Die Flächen fördern flexibel Kommunikation und Teamarbeit auf der einen, und Rückzug und konzentriertes Arbeiten auf der anderen Seite. Architekten sprechen dabei vom Prinzip des Activity Based Working. Arbeitsprozesse müssen das daraus folgende Maß an Selbstbestimmung und Autonomie zulassen. Die Förderung von informeller Kommunikation durch eine hohe Begegnungsqualität ist somit eine zentrale Aufgabe eines jeden Büroplaners.

Wir arbeiten nicht acht oder mehr Stunden auf ein- und demselben Niveau, um uns dann, energetisch auf- oder absteigend, in die Freizeit zu verabschieden. Wir funktionieren in Biorhythmen, die individuell auch noch sehr verschieden sein können. Ein jeder hat Zeiten mit hoher Konzentrationsfähigkeit. Die eignet sich am besten für komplexe Arbeitsaufgaben. Später im Tagesverlauf werden die meisten kommunikativer und vor allem kooperationsbereiter: Das ist die richtige Zeit für Teamarbeit oder Meetings. Und die Arbeitswelt tut gut daran, nicht gegen, sondern mit diesen Rhythmen zu arbeiten.

Je unsteter das Arbeitsleben wird, je schneller und innovativer Organisationen auf das Marktgeschehen reagieren müssen, umso größer wird der Bedarf an Raum für Kreativität und Interaktion mit Kollegen, aber auch nach Ruhe und Entspannung. Der Mensch braucht eine Balance zwischen Gruppe und Distanz und die Möglichkeit, diese zu regulieren. Dafür müssen die Räumlichkeiten entsprechend ausgestattet sein.

Non-territoriale Nutzungsstrategien nennen das die Arbeitspsychologen, wenn wir die Schreibtische, den Anforderungen entsprechend, wechseln können. Durchdachte Bürogestaltung sorgt – das haben Fachleute herausgefunden – für eine erhebliche Steigerung der Arbeitsleistung. Zukunftsfähige Bürobauten benötigen mehr als neue Flächenlayouts, wohnliche Gestaltungskonzepte und innovative Einrichtungsvorschläge: Es geht um einen Wandel, der die gesamte Arbeits-, Führungs- und Unternehmenskultur erfasst.

Im Kampf um die talentiertesten Mitarbeiter kommt der Qualität des Arbeitsplatzes und seines Umfelds eine wesentliche Rolle zu. Wir sind bereits mittendrin, in einem massiven Fachkräftemangel. Im Kampf um die gut ausgebildeten Talente müssen Unternehmen sich auf deren Bedürfnisse einrichten. Junge Leute haben heute eine ausgeprägte Tendenz zur Selbstbestimmung und zur Autonomie. Und die wird man nicht für ein Unternehmen begeistern können, wo sie in Kernarbeitszeiten an monotonen Arbeitsplätzen ihre Zeit absitzen müssen. Dabei geht es um weit mehr als um Tischkicker und Lümmelcouch für die Pausenzeiten! Es geht um eine kulturelle Innovation. Talente haben über ihre Arbeitskraft hinaus etwas zu bieten, was sich mit keiner Lohn- und Gehaltsstruktur abbilden lässt: Motivation und Kreativität, die Raum braucht!

Die digitale Elite besteht nicht nur aus den Mitarbeitern von Google, Apple und Microsoft. Es sind all jene, die sich in modernen Unternehmen bewerben und dort für frischen Wind sorgen. Menschen wie wir! Wir wollen nicht ein Leben lang an ein- und demselben Schreibtisch sitzen, die Jahre vorüberziehen sehen, jedes Wochenende froh, wenn wir der Mühle den Rücken kehren können. Wir wollen etwas bewegen. Wir wollen etwas erleben. Und vor allem wollen wir Spaß dabei haben. Das „Ich“ und „Meins“ der Arbeitswelt von gestern weicht einem neuen Wir-Gefühl.

Die gesamte Unternehmens- und vor allem Führungskultur ist von dem Mief alter Strukturen zu befreien. Kleibrink: „Hierarchische Strukturen und daraus abgeleitete Ansprüche auf Fläche sind ein Anachronismus! Die damit verbundenen Informationskaskaden behindern Austausch, Kreativität und Innovationsprozesse und stellen eine akute Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit dar.“ (Quelle: competition, Ausgabe 7) Die neuen Statussymbole sind nicht Fensterachsen und Raumgröße, sondern Leistung und Kompetenz. Neulich beim IOM SUMMIT hat eine Führungskraft der DB erzählt, dass sie sich, wenn sie das Büro betritt, erst einmal einen Platz sucht: Ihre freiwillig hergegebene ehemalige Bürofläche wird inzwischen von ihren Mitarbeitern für kreative Prozesse genutzt. Sie hat also ihr Büro aufgegeben und dafür eine neue flexible Fläche und eine motivierte Mannschaft gewonnen.

So, zusammengefasst bedeutet das also nicht: Wir stellen einfach die Schreibtische um und wir sind doppelt so effektiv wie zuvor. Es geht um mehr. Durch den rasanten Wandel unserer Arbeitswelt sind Organisationen gezwungen, sich mit Begünstigung des Wissenstransfers in unserer digitalen Welt, mit flexiblen Arbeitsformen und der Steigerung ihrer Attraktivität als Arbeitgeber zu beschäftigen. Hierarchische Strukturen und deren nachfolgende Informationskaskaden – sichtbar auch in der Büroeinrichtung – behindern eher die Kreativität der Mitarbeiter, als dass sie sie fördern. Und ohne diese Kreativität, ohne Innovationsfähigkeit werden die Unternehmen in einer zusehends rasanten Welt einfach abgehängt. Wer sich noch weiter in das Thema vertiefen möchte, dem empfehle ich die Ausgabe 7 der Zeitschrift „competition“ und die demnächst folgenden Beiträge zum Thema „New Work Places“ in der Babetteria.
Vielen Dank für das geteilte Fachwissen an die Macher von „competition“ .