Babetteria 7: An alle IT-Profis – Vorsicht, Intranet-Stolpersteine!

Liebe IT-Profis, neulich war ich beim Treffen der SharePoint-User-Group in Stuttgart (Grüße an alle!) und habe einen 15-minütigen Vortrag gehalten. BridgingIT hat mich eingeladen und nach zwei Fachpräsentationen die saftigen Rindersteaks auf den Grill gelegt. Und ich habe gern meinen Senf dazu gegeben. Nicht nur zu den Steaks!

Denn es werden mit hohem finanziellen und personellen Aufwand passgenaue Intranet-Lösungen entwickelt, aber nicht allen Unternehmen gelingt es, die Businessplattformen tatsächlich erfolgreich und langfristig zu integrieren. Schnell heißt es dann: Es braucht eine ausgezeichnete Gestaltung des Mitarbeiterportals – strukturierte Nutzerergonomie, ansprechendes Design, gut auffindbare Inhalte, verständliche Navigation, Inhalte und Services mit Nutzwert für den Mitarbeiter. Sicher sind das grundlegende Herausforderungen, die Sie in der IT-Abteilung meistern müssen. Die Intranet-Einführung wird so aber als reines „IT-Projekt“ missverstanden.

Dabei gibt es eine ganze Reihe Stolpersteine, die in anderen Abteilungen aus dem Weg geräumt werden müssen.

  • Die Intranet-Einführung wird nicht zur Chefsache erklärt.
  • Die Ziele der Intraneteinführung und die Strategie der Geschäftsführung sind unklar.
  • Es fehlt eine Übereinstimmung von Unternehmenszielen und IT-Strategie.
  • Die Unternehmensprozesse sind nicht so bekannt, dass sie im Intranet abgebildet werden können.
  • Es fehlt an Befürwortern und Intranetverantwortlichen im Unternehmen und den einzelnen Teams.
  • Das Intranet wird als reines Kontrollinstrument des Managements gesehen.
  • Die Intranetnutzung wird nicht von den Führungskräften gefördert und die neue Informations- und Kommunikationskultur nicht vorgelebt.

Fazit: Für die Intranet-Einführung benötigen Sie ganz klar Unterstützung aus den Reihen der Führungskräfte.

Auch auf der Mitarbeiter-Ebene stellen sich Probleme ein, wenn man nicht rechtzeitig gemeinsam mit anderen Abteilungen vorbeugt:

  • Mitarbeiter fühlen sich ausgeschlossen, weil sie nicht oder zu spät in den Design- und — Planungsprozess eingebunden werden. Sie haben das Gefühl, dass ihnen das Intranet „übergestülpt“ wird.
  • Veränderungen machen Angst und die Einführung neuer Arbeitsweisen wird erstmal pauschal abgelehnt.
  • Es gibt keine Klarheit darüber, was mit dem Start des Intranets in der Organisation erreicht werden soll und welche Funktionen für die Erreichung welcher Ziele genutzt werden sollen.
  • Die Vorteile des Intranets sind Mitarbeitern nicht bewusst und es wird nicht aus Eigeninitiative genutzt: Was bringt das Intranet mir persönlich, meinem Team, meinem Unternehmen?
  • Die Kultur des Teilens und Zusammenarbeitens ist noch nicht Teil der Unternehmenskultur.
  • Es fehlt eine Einführungsstrategie, die den Fokus auf die Motivation der Benutzer legt.

Spätestens jetzt sollte klar sein, warum ich mich als Mitarbeiterin der Kommunikationsabteilung an IT-Profis wende. Das Intranet ist nach Ihrer geleisteten Arbeit und Einführung nicht nur ein hervorragendes Instrument für die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern es braucht auch Interne Kommunikation, eine Art „Intranet-Marketing“ um das Intranet erfolgreich im Unternehmen einzuführen. Deshalb sollten Kommunikationsprofis von Anfang in die Planung und die Einführung des Intranets eingebunden werden. IT-Professionals können so rechtzeitig notwendige Tools wie Blogs oder Mitarbeiterumfragen ins Intranet integrieren. Die Kommunikationsprofis können Wege finden, das Management in das Intranet einzubinden und auch das Bindeglied zu den Intranet-Usern sein.

So, wenn ich mir nicht ständig meine Knöchel verknacksen würde – auch ohne High Heels – hätte ich mich hier nicht zu Wort gemeldet. Gehen Sie auf die Marketing- und Kommunikationsabteilung zu. Fordern Sie Unterstützung ein. Verweisen Sie gegebenenfalls auf externe Intranet- und Kommunikationsberater. Und wenn Sie bei der PR-Abteilung mit einer Liste weiterer Stolpersteinen auf Mitarbeiter, IT- und Führungsebene punkten möchten, schreiben Sie mir eine Mail an babett@perlrot.de …

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