Babetteria 30: Intranet-Design für Dummies

Im Buchhandel findet man die Dummie-Reihe, z.B. Intraneteinsatz für Dummies. Hat man Fragen zum Sinn und Unsinn von Design-Anpassungen, bräuchte es ein eigenes Buch „Intranet-Design für Dummies“. Deshalb traf ich mich mit Fabian Moritz, Microsoft MVP für SharePoint Server, Technologieberater und Architekt bei der ITaCS GmbH Berlin. Er hat ein Händchen für’s Design und ist Herausgeber des Blogs brandmysharepoint. Fabian, ein Projektverantwortlicher, möchte das Intranet gestalten lassen. Wie geht er vor und was muss er beim Design grundlegend beachten?

Der typische Ablauf des Intranet-Designprozesses gestaltet sich meist so:

  1. Klar muss sein, welche Ziele man erreichen will. Ist das Portal eher informations- oder prozessgetrieben? Je mehr Informationen, desto mehr Design. Oder anders: Je mehr Arbeitsprozesse abgebildet und je mehr Standard-Funktionalitäten (wie die Dokumentenverwaltung oder die Teamsites) dafür verwendet werden, desto mehr sollte man sich an das Standard-Design halten oder zumindest behutsam bei der Anpassung vorgehen.
  2. Der Designprozess beginnt dann typischerweise mit Wireframes, also Skizzen der einzelnen Seitentypen, Ansichten und Anwendungen. Auf dieser Grundlage kann man in die Diskussion und ersten Korrekturen gehen. Idealerweise bindet man zu diesem frühen Zeitpunkt bereits die Mitarbeiter ein, denn schließlich müssen sie künftig täglich damit arbeiten.
  3. In Photoshop werden anschließend die Designentwürfe erstellt. Mit diesem Arbeitsschritt sehen die Nutzer und auch die Projektverantwortlichen vor der technischen Umsetzung wie das Intranet aussehen wird.
  4. Aus technischer Sicht gilt es zu schauen, für welche Browser und für welche (mobilen) Geräte das Intranet optimiert werden soll.
  5. Bei der technischen Umsetzung sollten dann auf jeden Fall die Gegebenheiten von SharePoint berücksichtigt werden. Der Designer sollte sich mit der Technologie gut auskennen und außerdem ein geschultes Auge für die Usability mitbringen.
  6. Design ist ein Prozess, der stets weitergeht. Eine Auffrischung zum Firmenjubiläum oder etwas mehr Weihnachtsfarben in der Adventszeit sind nicht so aufwändig, bringen aber mehr Lebendigkeit ins Portal.

Wir sind uns einig, dass das Design der Website nicht auf das Intranet übertragen werden soll. Schon deshalb nicht, weil Mitarbeiter eben nicht nur drei Minuten auf einer Seite vorbeischauen um sich zu informieren, einzukaufen oder sich zu unterhalten.

Websites werden in der Regel häufig neu gestaltet. Intranets haben nicht immer so viel Glück. Allein deshalb sollte das Design mit viel Bedacht gestaltet werden.

Außerdem sollte für jeden Mitarbeiter immer sofort erkennbar sein, ob er sich auf der internen oder externen Seite des Unternehmens befindet. Was ist also dein favorisiertes Intranet-Design?

Hier gilt es, den Spagat zwischen „nicht langweilen“ und „ganztägig betrachtbar machen“ zu schaffen. Das Design muss zum Unternehmen passen, einen Wiedererkennungswert haben und trotzdem die Themen Usability, Performance und Modernität berücksichtigen. Das Design muss also effizient, schlank und an die Gegebenheiten von SharePoint angepasst sein.

Viele kleine Unternehmen starten jetzt mit Office 365 durch. Wir von perlrot (www.perlrot.de) haben beispielsweise eine Wetter-App und den „Carousel News“ App Part eingebaut. Hast du weitere Tipps für eine attraktive Startseite?

Generell bestehe ich auf einer übersichtlichen, harmonischen Anordnung der Webparts – hier hilft ein Raster. Natürlich möchte jedes Unternehmen so etwas wie „News im Intranet“ oder „Wir stellen vor“ auf der Einstiegsseite platzieren. Einfache Hyperlinks dafür einzustellen, ist jedoch keine gute Lösung, die werden erfahrungsgemäß nicht oft angeklickt. Eine Variante sind Promoted Links – die Kachelansicht zur Visualisierung von Hyperlinks. Durch die Erweiterung mit einer kurzen Beschreibung sowie mit einem Hintergrundbild kann ein Hyperlink mit wenigen Handgriffen zu einem Banner mit Hover-Effekt aufbereitet werden. Das ist eine spürbare Auffrischung der Website.

Icons machen immer etwas her. Und natürlich Bilder, Bilder, Bilder. Diese sollten in einer Bild-Bibliothek zentral bereitgestellt werden. Zum einen haben Redakteure eine einfache Möglichkeit, ihre Beiträge zu illustrieren. Andererseits wird so vermieden, dass nicht-lizensierte Bilder ins Intranet gelangen.

Früher haben Redakteure ja immer ganz schön viel Zeit für das Zurechtschneiden der Bilder aufbringen müssen …

Jetzt gibt es das neue Feature „Image Renditions“ – das wird die Redakteure von Publishing-Portalen sehr freuen. Es unterstützt das Skalieren und den Zuschnitt eines passenden Bildausschnitts direkt über die Website-Oberfläche. Überhaupt sollte man beim Einrichten des gesamten Portals immer an die Redakteure denken. Wenn sie umständlich arbeiten müssen, gibt es keine guten Inhalte.

Wie stehst du zur Personalisierung des Internets?

Der Aufwand sollte kritisch hinterfragt werden. Das ist eher etwas für die Power User. Bei großen Organisationen mit vielen verschiedenen Bereichen ist es sicherlich sinnvoll, wenn ich nur die wirklich für mich interessanten Informationen und die Einstiegs-Links auf der Startseite vorfinde.

Die MySite ist ja gewissermaßen das Aushängeschild jedes Mitarbeiters. In SharePoint 2013 finde ich die Darstellung ehrlich gesagt nicht sehr hübsch, da wünsche ich mir einen besseren Style.

Das kann ich gut verstehen, der Webpart ist schon viele Jahre alt. Einem Kunden ging es ähnlich wie dir und wir haben für ihn das Outfit verändert. Bei Design-Anpassungen der MySite sollte man berücksichtigen, dass das technisch etwas aufwändiger ist.

So, wer gleich testen möchte, welche kleinen Designanpassungen möglich sind, dem empfehle ich den Blog-Beitrag von Fabians Kollegen René Dalkowski: Ein Admin auf (Branding-)Abwegen

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