Babetteria 16: Intranet-Tour

Neulich war ich auf Tour in Weiden in der Oberpfalz. Die Stadt ist ebenso romantisch und verträumt wie innovativ und kreativ. Historische Bauten und modernste Wirtschaftsbetriebe ergänzen sich perfekt. Der gute Mix macht’s! Das hat sich auch die traditionsreiche Firma Josef Witt GmbH gesagt, ein international operierendes Textilversandhaus, das sich mit seinem Intranet-Portal modern zeigt und kürzlich den IntraNET-Award 2012 gewonnen hat. Martin König aus der Abteilung Unternehmens- und Markenkommunikation war so freundlich, mich durch das Intranet zu führen.

Intranet-Start – liebevoller und individueller Einstieg

Das alte Intranet der Josef Witt GmbH musste im Oktober 2011 aus technischen Gründen (Mängel bei der Komfortabilität der Dokumentenablage und Performance) sowie strategischen Überlegungen der neuen Plattform SharePoint 2010 weichen. Das darauf aufsetzende Intranet steht auf drei Säulen: Information, Zusammenarbeit und Wissen. Beeindruckend an dem neuen Intranet ist die konsequente Einhaltung des Corporate Designs und die liebevolle Benennung einzelner Rubriken wie Wittipedia, witti.dee oder Witt & Ich. Bild- und Textanteile sind ausgewogen, man kann sich leicht orientieren. „Die Startseite sollte nicht mit Informationen überfrachtet werden. Ein Teil ist persönlich modifizierbar durch eine kurze Linkliste. ‚Weiche Inhalte‘ wie eine Wetterinfo oder der direkte Zugang zu Mitmachtools wie die ‚Gute Frage‘ oder zukünftig auch ein Schwarzes Brett lockern etwas auf“, erklärt mein Intranet-Guide. Bei witti.dee beispielsweise kann die Belegschaft Verbesserungsvorschläge einreichen. Der neueste Vorschlag und derjenige, den die Mitarbeiter durch Klicken des Like-Button zum populärsten wählten, sind auf der Startseite immer präsent.

Team-Stop bei den Intranet-Macherinnen und -Machern

Das achtköpfige Intranet-Team hat mir einen tollen Empfang bereitet. Es arbeitet fortlaufend zusammen, pflegt das Intranet und entwickelt es weiter. „Unsere Intranet-Redaktion tagt regelmäßig“, erklärt mir Martin König. Sie besteht aus einem Projektmanager, Content-Managern, IT-Verantwortlichen und Fachbereichsvertretern. Sie werden unterstützt von unseren dezentralen Lokalredakteuren, von denen es in jeder Abteilung einen gibt. Portal- und Lokalredakteure bezogen vor dem Relaunch alle Mitarbeiter mittels einer Umfrage in das Projekt ein. „Da musste viel zwischen Mitarbeiterwünschen und den Möglichkeiten unseres neuen Intranets abgewogen werden.“

Intensive Kommunikation zum Start

Zum Start hat man in Weiden auf eine intensive interne Kommunikation gesetzt: Für die Mitarbeiter gab es extra eine Portalzeitung, in der die wichtigsten Funktionen und Vorteile des neuen Intranets kompakt erläutert werden. Ein Gewinnspiel hat für zusätzlichen Ansporn gesorgt. Die Quizfragen lotsten die Mitarbeiter durch das Intranet und sorgten so spielerisch für das Vertrautwerden mit der neuen Umgebung. Natürlich wurde auch auf den Startseiten des alten und des neuen Intranets informiert. Außerdem gab es in den Betriebskantinen Gebäck mit Portal-Zuckerguss.

Der Dialog kommt beim Witt-Intranet nicht zu kurz: Bei der ‚Gute Frage‘ können die Mitarbeiter zum Beispiel ihre aktuellen Fragen an die Geschäftsführung, die Bereichsleiter oder den Betriebsrat stellen. Der Gefragte ist aufgefordert, innerhalb von fünf Werktagen persönlich zu antworten, was die Sache recht lebendig macht.

Integration von Social Media

Nächster Halt: „Social Media“. „Wir nutzen im Intranet auf den Content-Seiten den Gefällt-mir-Button“, erklärt König. „Je häufiger eine bestimmte Seite damit markiert wird, desto höher ist ihre Platzierung im Suchergebnis, da die Suchfunktion die Bewertung mit gewichtet. Wir zeigen auch ein Ranking der meistgelesenen Content-Seiten an und aus dem Lexikon wird jeden Tag automatisch ein Artikel des Tages generiert. Beides wird auf der Einstiegsseite unseres Wissens-Bereichs angezeigt. Unsere Mitarbeiter können eine Kommentarfunktion nutzen und Content-Seiten, einzelne Dateien oder ganze Datei-Bibliotheken abonnieren.“

Mehr Service in der Zukunft

Am Ende des Rundgangs wagte Martin König einen Blick in die Zukunft: „Es scheint modern zu sein, Mitarbeitern immer mehr Social-Tools anzubieten. Da unser Intranet jedoch in erster Linie ein Praxis-Werkzeug sein soll, um durch erleichterten Informationszugang und die komfortable Zusammenarbeit in Projekträumen konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen, sollten wir es nicht übertreiben. Wir bereiten derzeit ein Schwarzes Brett mit einer Mitfahrzentrale und einem Wohnungsmarkt vor. Das ist sinnvoll, denn es erleichtert besonders neuen Mitarbeitern den Start bei uns. Geplant ist auch die Anbindung externer Geschäftspartner mit einem Teilzugang sowie die Zugriffsmöglichkeit von zu Hause aus oder von unterwegs.“

So, das war die Weidener Tour mit spannenden Einblicken in die Intranet-Praxis. Alles ganz vorbildlich. Viele der Möglichkeiten eines modernen Intranets sehe ich hier angewendet. Ich toure dann mal weiter …

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