Das INSIDER-Projekt: Die Adolf Würth KG digitalisiert konsequent nach außen und innen

Die Adolf Würth GmbH & Co. KG (AW KG) ist als Spezialist für Montage- und Befestigungsmaterial marktführend in Deutschland. Mehr als 540.000 Kunden aus Handwerk, Bau und Industrie sollen getreu dem Leitsatz „Jedem Kunden seinen Würth“ mit individuell zugeschnittenen Lösungen versorgt werden. Damit kann sich der Ein-Mann-Handwerksbetrieb genauso auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren wie das global agierende Industrieunternehmen. Mehr als 125.000 Produkte wie Schrauben, Dübel, Baubeschläge, Werkzeuge, Bevorratungs- und Entnahmesysteme, Arbeitsschutz, individuelle Serviceleistungen und praktische Systemlösungen gehören zum Angebotder AW KG.

 

Dass und wie Digitalisierung funktioniert und zu wachsenden Umsätzen beiträgt, zeigen neben dem Onlineshop und der mobilen App auch die mehr als 500 Ladengeschäfte. Die 24-Stunden-Shops bieten Handwerkern flexible Einkaufsmöglichkeiten sogar ohne Personal.

 

Der hohe Digitalisierungsgrad im Vertrieb soll sich auch in der Zusammenarbeit der Mitarbeitenden widerspiegeln. Mit WÜRTH INSIDE wurde deshalb eine SharePoint-Plattform für Dialog und Zusammenarbeit als integraler Bestandteil der Wachstumsstrategie der AW KG entwickelt, die das in die Jahre gekommene Intranet abgelöst hat.

# New Work
# SharePoint
# Digitalisierung
# INSIDER
# Haltung
  • 7.400
    Mitarbeitende
  • ca. 20
    INSIDER
  • 3.200
    Vertriebler
  • Juni 2018 bis heute
    Zusammenarbeit

Es geht nicht um Technik, sondern um Haltung

Bei Schnittstellengesprächen und Workshops mit Stakeholdern und Vertretern aller relevanten Nutzergruppen wurden Anforderungen erfasst und Unterstützer gewonnen. Dies schuf eine erste Grundlage für die Akzeptanz des neuen Intranets. Eine besondere Bedeutung sollte die SharePoint-Plattformfür die 3.200 Außendienstmitarbeiter erlangen, die oft die ganze Woche über beim Kunden unterwegs sind und trotzdem von überall auf Unternehmensinformationen zugreifen können sollen.

Die Fähigkeiten und Fertigkeiten im Umgang mit sozialen Netzwerken sind bei den Mitarbeitenden sehr unterschiedlich stark ausgeprägt, das galt es zu berücksichtigen. Zudem war ein „Generationenspagat“ zwischen den Bedürfnissen junger und denen langjähriger Mitarbeitender erforderlich. Die Plattform sollte allen gerecht werden.

INSIDE und INSIDER

In einem Workshop mit „Freunden“ des Intranets aus der AW KG wurden die bisherige und die gewünschte Zusammenarbeitskultur reflektiert und die INSIDER-Idee wurde geboren. Als Vorreiter des digitalen Wandels waren und sind INSIDER Projektbotschafter und -botschafterinnen im Unternehmen. Sie begleiten den Prozess nach wie vor aktiv. So betreuten die INSIDER beispielsweise in den ersten Wochen nach dem Start des Projekts die INSIDER-Ecken, in der sich Mitarbeitende informieren und schulen lassen konnten.

Die INSIDER rückten die gemeinsam erarbeiteten INSIDER-Prinzipien Wertschätzung (Verantwortung, Motivation, Vertrauen), Vernetzung (Verbindung, Gestaltung, Verstärkung) und Transparenz (Information, Wissensaustausch, Zusammenarbeit) in das Bewusstsein und Handeln der Mitarbeitenden. Ohne die INSIDER wäre das Projekt nicht so schnell vorangekommen. Sie unterstützen auch weiterhin auf Anfrage bei Support, Webinaren und Schulungen und entlasten damit die Projektverantwortlichen.

Mit dem Start des Intranets wurden sämtliche Newsticker innerhalb des Unternehmens durch Newsbeiträge in den jeweiligen Themenbereichen abgelöst. Dafür benötigten wir Redakteure und Redakteurinnen, die mithilfe eines speziellen Trainingskonzepts ausgebildet wurden. Das von perlrot entwickelte Trainingskonzept besteht aus einem effektiven Mix aus technischer Befähigung für das neue Redaktionssystem und den Grundlagen guter Textarbeit.

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Steffi Gröscho legte mit meiner Kollegin Nathalie Laier das Fundament des Projekts durch eine Analyse der Anforderungen diverser Zielgruppen. Danach kümmerte sich Nathalie mit der Würth IT und novaCapta hauptsächlich um die technische Umsetzung. Steffi und ich konzentrierten uns gemeinsam auf das Change-Management und die Kommunikation mit Fokus auf die Informationsbereitstellung in INSIDE. Für mich war es wichtig, allen Experten aus den einzelnen Divisionen auch die Möglichkeit zu geben, ihre Informationen selbst bereitzustellen. Dadurch lebt INSIDE und die Nutzerinnen und Nutzer bekommen die Informationen aus erster Hand.
Nachdem alle Mitarbeitenden Zeit hatten, sich an INSIDE zu gewöhnen, konzentrieren wir uns nun auf die umfassende Nutzung unserer Workspaces (Collaboration) und zahlen damit auf das Mindset und die neue Arbeitsweise ein. Ich bin sehr gespannt, welche Themen und Herausforderungen noch auf uns warten und wie wir den New-Work-Gedanken Stück für Stück integrieren können.
Steffi ist meine nicht wegzudenkende Sparringspartnerin, die uns alle unermüdlich und voller Begeisterung unterstützt und eine „unvoreingenommene“ Sichtweise einbringt, die für ein solch umfassendes Projekt unabdingbar ist. Der stetige Austausch ist für mich persönlich sehr wertvoll und inspiriert mich immer wieder aufs Neue.
Nadine Völker, Mitarbeiterin der Kommunikationsabteilung und Projektleiterin INSIDE
Steffi Gröscho, perlrot.

Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam, der WÜRTH IT und novaCapta als externem IT-Dienstleister war sehr bereichernd. Wir haben von Anfang an in einem SharePoint-Projektraum zusammengearbeitet, damit sich das Projektteam als erste Pilotgruppe sofort mit den Arbeitsweisen im digital vernetzten Raum vertraut machen konnte. New Work ist ein Begriff, der in Deutschland „unternehmensfähig“ geworden ist. Die Projektleiterin Nadine Völker förderte den New-Work-Gedanken mit ersten Umsetzungsschritten. Neue Formate bei der AW KG sind beispielsweise die Mittagessen „Iss dich schlau“, die über das Intranet verabredet werden, Feedback-Funktionen für einen konstruktiven Austausch und Mitmach-Kacheln, die Tipps geben, z. B. wie einfach es ist, Danke zu sagen oder jemandem seine Wertschätzung auszudrücken. Die pINs sind Kurznachrichten der Führungskräfte und jeder und jede kann auf einfachem Weg mit dem Management in Kontakt treten und Feedback geben.

Maximilian Werner

Bei Social-Intranet-Projekten bieten wir von perlrot unseren Kunden auch die gesamten Designleistungen an. In diesem Projekt war es aber die Grafikdesignerin Sybille Brunetti von WÜRTH, die mit viel Herzblut die Projektbildsprache entwickelte. Ein frisches Farbkonzept und dynamische Fotos der INSIDER haben die Kommunikationskampagne sehr lebendig gemacht. Unsere Aufgabe war es, die Toolkarten zu gestalten, die den SharePoint-Neulingen die wichtigsten Funktionen und Tipps an die Hand geben.

Andrej Doms

Wir von novaCapta konnten bei der technischen Umsetzung das Potenzial von SharePoint 2016 in Sachen Funktion und Design voll ausschöpfen: INSIDE ist attraktiv, modern und vernetzt. Besonders hervorheben möchte ich das Template-Konzept, das hinsichtlich Publishing und Collaboration für Würth langfristig eine stabile und trotzdem flexible Lösung darstellt.

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