Das krisenerprobte Intranet: Die AWO Unterfranken geht trotz Pandemie konsequent ihren Weg

Einer der sechs Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland ist die Arbeiterwohlfahrt (AWO). Die AWO Unterfranken bietet Dienstleistungen in allen Bereichen der sozialen Arbeit an: Senioreneinrichtungen, ambulante Pflegedienste, Kindergärten und Nachmittagsbetreuungen, offene Ganztagesschulen, Jugendsozialarbeit, Beratungsstellen für Familien, Frauen oder Migrant*innen, sozialpsychiatrische Dienste, Tagesstätten, Wohnheime und Wohngemeinschaften für psychisch beeinträchtigte oder seelisch kranke Menschen u. v. m. Der Bedarf an sozialer Unterstützung wächst stetig und damit auch das Aufgabengebiet der AWO Unterfranken.

Für den Verband war es bisher nicht einfach, das Wir-Gefühl in einer sehr heterogenen Mitarbeiterschaft über alle Standorte aufrechtzuerhalten und Informationen über alle Kommunikationskaskaden hinweg zu den Mitarbeitenden an die Basis zu bringen. Aber genau das erachtet die AWO Unterfranken als notwendig, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, bei dem Mitarbeiter*innen gern arbeiten und sich langfristig binden – besonders angesichts des Fachkräftemangels in der Pflege. Auch Synergieeffekte zwischen den Einrichtungen lassen sich besser nutzen, wenn man Kolleg*innen der weiter entfernten Einrichtungen kennt und ein Austausch keine Entfernungshürden überwinden muss. Ein Meilenstein war deshalb die Einführung eines Social Intranet.

Seit Juni 2021 finden 2.900 Mitarbeitende von über 80 Einrichtungen an 34 Standorten in der „AWORLD“ ihre digitale Heimat und können sich vernetzen, sich über die News aus der Zentrale, dem Verband sowie anderen Einrichtungen und Abteilungen informieren und in (Projekt-)Teams digital zusammenarbeiten.

Vorteile, die Führungskräfte bereits vor dem offiziellen Start in einem Workshop herausgearbeitet hatten, waren z. B.:

  • Identifizierung mit dem Arbeitgeber, Netzwerk (Wir-Gefühl), Verband zeigt zukunftsorientiertes Verhalten, attraktiv auch für jüngere Leute
  • niederschwellige Kommunikation (mit Führungskräften) in beide Richtungen, große Transparenz
  • besserer Überblick über Geschehnisse in den Einrichtungen/Abteilungen, Informationen erreichen die Mitarbeitenden direkt und ohne Informationsverlust, aber ohne E-Mail-Flut
  • Arbeit wird wertvoller, Wissen und Kompetenz der AWO werden sichtbar
AWO
# COYO
# Haltungerweitern
# Basismitarbeitende
# Führungskräftetrainings
# krisenerprobt
  • 2.900
    Mitarbeitende
  • 3 x 4 Stunden
    Führungskräfte-Workshops
  • 145
    Führungskräfte online vor Launch
  • Seit März 2019
    bis heute Zusammenarbeit

Die Corona-Krise als Chance für das Intranet nutzen

Mehrfach brachte die Pandemie das Projekt ins Stocken: Es konnten keine Workshops mehr stattfinden, die Betriebsratsarbeit wurde verzögert, die Führungskräfte mussten ständig auf neue Corona-Situationen reagieren, die Pflegekräfte arbeiteten am Anschlag, Trainings bei den Basismitarbeitenden ohne Bildschirmarbeitsplatz konnten erst verspätet stattfinden.

Es galt also viele Herausforderungen im Projekt zu meistern und Kompromisslösungen zu finden: Der Betriebsrat stimmte zwar der Einführung eines Intranets zu, machte die Nutzung für Basismitarbeitende aber nicht verpflichtend. Da der Anteil der Mitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz 80 % betrug, mussten die Einrichtungen mit mehr Geräten ausgestattet werden, deren Beschaffung in Zeiten der Pandemie allerdings nicht so einfach war. Es war ein langer Weg, die Nutzung von Privatgeräten durchzuboxen und trotzdem die Auflagen von Datenschutz, IT- und Datensicherheit zu gewährleisten.

Die Krise bot aber auch viele Chancen. Das Projektteam konnte sich ohne Meetings vor Ort oder E-Mail viel effizienter austauschen. Die Reaktionszeit sank so von einem bis drei Tagen bei E-Mails auf wenige Stunden im COYO-Projektraum. Der „Krisenstab“ beriet während der Pandemie zu Hygienemaßnahmen, Impfungen und Fallzahlen in einem COYO-Workspace. Durch die Verlängerung der Projektlaufzeit konnten schon vor dem Launch statt der geplanten 8 Pilotgruppen insgesamt 30 Teams beim Übergang in die digital vernetzte Arbeitsweise intensiv betreut werden. Die Beteiligung der im Berufsalltag ohnehin eng getakteten Führungskräfte an den Online-Workshops war höher, als sie es bei Vor-Ort-Terminen gewesen wäre, weil dabei zusätzlich Reisezeit angefallen wäre.

Co-Kreation und Haltungserweiterung

Eine Stärke dieses Projekts lag darin, dass viele Beteiligte co-kreativ an der Umsetzung mitwirkten und bereits der Lernweg bis zum Start eines der Projektziele war. Das Kernteam aus Dirk Baumann und Stefana Körner (Kommunikation), Selina Beetz (HR) und Steffi Gröscho (perlrot) wurde bei allen technischen Fragen von Felix Jackmann (empulse), der IT-Abteilung und der Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die künftigen Nutzerinnen konnten sich in Anforderungs-Workshops einbringen. Während 20 Redakteur*innen für die Architektur in COYO und ansprechende Inhalte sorgten, erprobten 50 Community Manager das Arbeiten in digitalen Teams und tauschten sich im monatlichen Community-Manager-Café zu ihrer Lernreise aus.

In jeweils drei Online-Halbtagsworkshops arbeiteten drei unterschiedliche Führungsgruppen an Leitplanken, Hürden und digitaler Führung. Grundsätzlich wurde davon ausgegangen, dass sich 85 % der Probleme im Unternehmen mit verbesserter Kommunikation lösen lassen. Wichtige Impulse setzte deshalb Martin Permantier zum Thema „Haltungserweiterung“. Dabei wurde auch an Fragen gearbeitet wie z. B.: Was könnten wir weniger machen? Was könnten wir verstärken? Wie können wir das Intranet nutzen, um die gewünschte Kommunikation mehr zu aktivieren?

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Hervorragende Beratung und Umsetzungsbegleitung unseres Intranet-Projekts. Steffi mit ihrer gewinnenden Art kann ich uneingeschränkt empfehlen.
Dirk Baumann, Leiter der Kommunikationsabteilung und Projektleiter der AWO Unterfranken
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Wir sind froh, dass wir uns für Steffi Gröscho und perlrot entschieden haben. Wir haben von ihrer jahrelangen Erfahrung in der Einführung von Intranets bei vielen unterschiedlichen Kunden profitiert. Die Begleitung ist ganz individuell. Dahinter steckt eine unglaubliche Triebkraft, das Projekt zum Erfolg zu führen und gleichzeitig die Grenzen zu erkennen. Das Projektteam hat im richtigen Moment die richtigen Impulse bekommen. Das war inspirierend.
Stefana Körner, Mitarbeiterin der Kommunikationsabteilung und Projektverantwortliche der AWO Unterfranken
Martin Permantier, Co-Create GmbH

Digitale Führung und eine hybride Unternehmenskultur benötigen von den Führungspersönlichkeiten eine Erweiterung der eigenen Haltung. Deshalb haben wir mit Steffi spezielle Workshops entwickelt, die sicherstellen, dass in die Projekte eine neue Form des lebendigen Dialoges einzieht.
In den Workshops zu der Entwicklung von Haltung lernen die Beteiligten Vorannahmen und Vorbehalte loszulassen und den kulturellen Wert von informeller digitaler Kommunikation zu schätzen.
Im Zwiespalt von einem Überangebot von Informationen und einem gefühlte Kommunikationsdefizit in Zeiten von starken Veränderungen sind interne Kommunikationsplattformen ein zentraler Baustein digitaler Führung. Diese richtig einzusetzen, ist wie das Lernen einer neuen Kulturtechnik, bei der den Führungspersönlichkeiten eine ganz zentrale Vorbildfunktion zukommt. Was wir privat schon in unserer Beziehungspflege als normal empfinden, schafft auch in Unternehmen einen Raum, in dem wir emotionales Erleben miteinander teilen. Im gemeinsamen Üben und anhand von zahlreichen Beispielen, aus dem Erfahrungsspekturm von perlrot lernen die Mitarbeitenden sich neue kommunikative Möglichkeiten nutzbar zu machen.

Felix Jackmann

Die Coyo-Software ermöglicht es auch Projektverantwortlichen ohne technischen Hintergrund, ein Intranet weitestgehend selbst zu gestalten. Doch mit externer IT-Unterstützung geht das Einarbeiten natürlich leichter und schneller. Deshalb haben wir von empulse mit technischer Expertise die Implementierung der AWORLD als Teil des großartigen interdisziplinären Projektteams begleitet. Diese Arbeit hat uns richtig Freude gemacht.
Wir haben in Workshops gemeinsam die Informationsarchitektur erarbeitet, mit den Fachabteilungen deren Seiten konzipiert und umgesetzt, mit den Projektverantwortlichen die Startseite aufgebaut und das Design und Layout der AWORLD realisiert.
Auch die Anbindung der Nutzer-Accounts, die Umsetzung der kniffligen Vorgaben von Betriebsrat und Datenschutz oder die Gewährleistung des Zugangs über private mobile Endgeräte fiel in unser Aufgabengebiet.
Aus unserer Sicht war der Schlüssel zum Erfolg des Projekts die hervorragende Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten – und zwar zu jeder Zeit. Insbesondere die wunderbare, Hand in Hand gehende Zusammenarbeit mit Steffi von perlrot, die die Fülle an Kommunikations- und Change-Themen mit dem neuen digitalen Mindset geschickt und zielgerichtet bei der AWO eingebracht hat. Denn nur eine gute Mischung aus Technik und Change führt zu einer nachhaltigen Intranet-Einführung.

Steffi Gröscho, perlrot.

Es gibt bestimmt wenige Sozialeinrichtungen, die inmitten einer Pandemie ein Intranet launchen und dabei so konsequent den Weg des digitalen Wandels gehen wie die AWO Unterfranken. Nicht einmal bei Change-Themen wurde eine Abkürzung genommen, wenn der lange Weg notwendig war. Es wurde stets an den besten Lösungen gearbeitet.
Was ebenfalls besonders für mich war: Ich sehe mich in meinen Projekten nie als Beraterin, sondern immer als Umsetzungsbegleiterin, und die AWO Unterfranken hat es uns besonders leicht gemacht, als Mitglied des Projektteams auf Augenhöhe zu agieren. Die lernende, wertschätzende Haltung aller im Team machte uns zu echten Wachstumsgefährten, gerade während der Pandemie.
Aus „perlrot. collaboration and communication“ wurde während des Projekts „perlrot. digital communication + collaboration + culture“, was einmal mehr zeigen soll, wie wichtig der Fokus auf die Kulturthemen bei Digitalisierungsprojekten ist.

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