Intraversität, (Vor)Lesung 1: Social Intranet mit Methode

Sehr geehrtes Auditorium, Sie wollen ein Social-Intranet-Projekt starten und suchen nach einem guten Weg dafür? Vielleicht erinnern Sie sich an frühere Intranet-Projekte, vor allem wenn es darum ging, die Mitarbeiter zur Nutzung neuer Tools zu bewegen. Oft waren die Projekte IT-getrieben und die Nutzer nicht aktiv. Heute sind wir um einige Studien und Erfahrungen reicher und wissen, dass mit der Einführung von Enterprise 2.0 ein großer Wandel in Unternehmen oder Organisationen vonstatten geht – und gehen muss. So ist Umdenken auch bei der Einführung einer modernen Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform gefragt.

In unserer gemeinsamen (Vor-)Lesungszeit zeige ich Ihnen deshalb einen Weg, der praktikabel und effizient ist, dabei aber kaum steil oder steinig. Voilà – die perlrot Einführungsmethode. Sie gliedert den Projektverlauf in sechs Phasen:

Nachdem in der ersten Phase Visionen, Ziele und Anwendungsszenarien herausgearbeitet sind und das Projekt richtig aufgesetzt ist, werden in der zweiten Phase die Nutzer einbezogen und alle Anforderungen aufgenommen. Die Mitarbeiter aus der IT-Abteilung können sich bis zur dritten Phase fast bequem zurücklehnen, denn erst dort findet die finale Software-Entscheidung statt. Außerdem werden die Anforderungen priorisiert und die technischen Meilensteine festgelegt. In der vierten Phase erfolgt die technische Umsetzung, die in der Test-Phase auf Herz und Nieren geprüft wird. Es laufen vielfältige Maßnahmen zur Vorbereitung des Lauchs der neuen Lösung und die User werden trainiert, damit in der sechsten Phase das Social Intranet starten kann. Was genau in jeder Phase passiert, präsentiere ich Ihnen in den nächsten (Vor-)Lesungen.

Vorteile des methodischen Vorgehens

Jetzt fragen Sie sich sicher, was die Vorteile der perlrot Methode sind. Nun, lassen Sie mich ein paar aufzählen:

  1. Die Methode stellt die Nutzer in den Mittelpunkt und schafft somit die erste Voraussetzung für Akzeptanz. In den Prozess werden alle Beteiligten mit einbezogen: Führungskräfte, Management, Betriebsrat, Fachabteilungen, Mitarbeiter. Außerdem werden Anforderungen, Bedürfnisse, Ideen und Wünsche der Nutzer berücksichtigt.
  2. Durch die logische Reihenfolge der Projektschritte hat das Projektteam eine Übersicht über das gesamte Projekt, kann sich aber auf die jeweiligen Bausteine der einzelnen Phasen konzentrieren. Methoden-Kenner können das Projekt schnell starten und lange Anlaufphasen mit „Learning by Doing“ vermeiden.
  3. Da die Methode aus der Intranet-Praxis heraus entstanden ist, können Projektverantwortliche von den Erfahrungen anderer profitieren. Häufig gemachte Fehler können so vermieden werden, wie z. B. die fehlende Verankerung des Projekts in der Businessstrategie des Unternehmens, die falsche Budgetierung oder die mangelnde Vorbereitung der Nutzer auf die neuen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt.
  4. Die perlrot Methode folgt dem Trichter-Prinzip: Sie denkt anfangs groß und drei Jahre voraus, konzentriert sich im späteren Handeln aber auf kleine Projektabschnitte und achtet auf Budget und Ressourcen.
  5. Indem sie auf Change-Management und Kommunikation setzt, stellt die perlrot Methode die Weichen für das feste Verankern neuer Formen von Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitsalltag. Natürliche Blockaden und Ängste der Nutzer werden ernst genommen.

Fragen?

„Was beinhaltet die erste Phase ‚Träume’ genau?“

Das ist eine sehr gute Frage. Die Phase „Träume“ ist ganz entscheidend für das Aufsetzen des Projekts. Werden hier Arbeitspakete ausgelassen, kann das zum Scheitern des gesamten Vorhabens führen. Wie jedes Projekt beginnt auch die Social-Intranet-Einführung mit einer Vision: Welche neue Qualität wird unser Unternehmen haben, wenn das Social Intranet fest verankert ist? Was wird sich in der Zusammenarbeit und Kommunikation ändern und wo stehen wir in drei Jahren?

Die neuesten technologischen Entwicklungen und Praxisbeispiele aus anderen Unternehmen und Organisationen dienen als Inspiration, um den Wert des Social Intranets zu verstehen und den angestrebten geschäftlichen Nutzen sowie die Ziele konkret zu formulieren.

Danach erfolgt Basisarbeit: Die Projektorganisation wird aufgestellt, Verantwortliche werden festgelegt, wichtige Befürworter aus allen Teilen des Unternehmens gewonnen und die entscheidenden Barrieren identifiziert, die den Projekterfolg gefährden könnten.

Ein sorgfältig aufgesetztes Projekt ist der beste Schutz vor Problemen im weiteren Verlauf. Diese Phase benötigt daher ausreichend Aufmerksamkeit und Weitblick. Wenn das Projekt gut aufgesetzt ist, ist die erste Phase erfolgreich abgeschlossen.

Das war’s für heute! Beim nächsten Mal vertiefen wir uns in die Traum-Phase und beschäftigen uns mit der Frage: Was steht am Anfang?

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Intranet-BabettMittwoch, August 16th, 2017 at 3:43pm
In every workplace, there are three basic kinds of people: givers, takers and matchers. Organizational psychologist Adam Grant breaks down these personalities and offers simple strategies to promote a culture of generosity and keep self-serving employees from taking more than their share.
https://www.ted.com/talks/adam_grant_are_you_a_giver_or_a_taker#t-66295
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